Tecnico della progettazione e organizzazione di manifestazioni congressuali, fiere, convegni



Competenze

Titolo: Organizzazione e gestione dei servizi tecnici

Descrizione: Preordinare un sistema organizzativo ed un sistema di procedure operative che assicurino l'utilizzo e l'impiego della strumentazione tecnica necessaria per lo svolgimento delle attività congressuali a servizio dei partecipanti e degli organizzatori

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

Risultato atteso:RA2: Curare i rapporti con i fornitori, organizzando gli aspetti logistici e disponendo le forniture necessarie
  • Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.)

Risultato atteso:RA3: Curare la gestione operativa dell’evento (in tutte le sue fasi), coordinando l’erogazione di tutti i servizi e le attività post-evento
  • Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.)
  • Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.)

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

Risultato atteso:RA3: Coordinare i lavori di allestimento degli spazi ed i rapporti con gli espositori, sulla base di un piano operativo, organizzando le risorse materiali e relazionali
  • Coordinamento dei lavori di allestimento
  • Cura dei rapporti con gli espositori

CONOSCENZE

  • Logistica e organizzazione per il controllo degli aspetti logistici ed organizzativi collegati al funzionamento delle attività tecniche e di servizio
  • Sistemi di videoconferenza e supporti di proiezione per gestire l'organizzazione dei servizi congressuali
  • Sistemi e strutture di comunicazione per la gestione dei rapporti con la stampa
  • Tecniche di allestimento spazi per gestire le attività ed il personale preposto all'assistenza per l'allestimento degli stand
  • Tecniche di gestione delle risorse umane per il coordinamento delle attività assegnate ai vari reparti
  • Utilizzo delle reti telematiche e informatiche per la gestione e la trasmissione delle informazioni
  • Sistemi di riproduzione audio-visiva per assicurarne il funzionamento mediante il personale tecnico destinato al controllo e assistenza
  • Visual Merchandising per predisporre e organizzare le attività promozionali durante le attività congressuali

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Assicurare l'assistenza per l'allestimento di Stand e Aree Espositive
  • Gestire i rapporti con la Stampa e con i Media
  • Coordinare il personale della struttura ospitante in concomitanza con quello dei servizi tecnici
  • Coordinare e controllare le attività delle strutture tecniche per l'allestimento degli impianti scenotecnici
  • Gestire la fornitura dei servizi di supporto audio e regia video per la gestione delle sessioni multimediali e videoconferenze
  • Gestire la fornitura dei servizi di traduzioni simultanee e in videoconferenza
  • Gestire la fornitura del Servizio Interpreti e Guide
  • Supervisionare l'allestimento della segnaletica per monitorare l'efficacia, anche visiva, delle indicazioni
  • Gestire le attività di Hospitality-Desk all'interno della struttura che ospita l'evento
  • Supportare le attività della struttura preposta all'allestimento della sede dell'evento

Titolo: Organizzazione e gestione dei servizi amministrativi e dell'assistenza clienti - Segreteria congressuale

Descrizione: Programmare la fornitura dei servizi ai partecipanti e gestire le attività interne all'organizzazione attraverso l'impiego ed il coordinamento delle risorse umane ad esse preposte

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

Risultato atteso:RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie
  • Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
  • Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale
  • Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
  • Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)

Risultato atteso:RA2: Curare i rapporti con i fornitori, organizzando gli aspetti logistici e disponendo le forniture necessarie
  • Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.)

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

Risultato atteso:RA3: Coordinare i lavori di allestimento degli spazi ed i rapporti con gli espositori, sulla base di un piano operativo, organizzando le risorse materiali e relazionali
  • Coordinamento dei lavori di allestimento
  • Cura dei rapporti con gli espositori

CONOSCENZE

  • Lingue straniere per la gestione delle conversazioni ed il trattamento della documentazione in lingua straniera
  • Diritto amministrativo e legislazione locale per l'applicazione di norme e regolamenti collegati all'esercizio di attività per il pubblico
  • Nozioni di contabilità generale per la gestione dei dati contabili e amministrativi e lo svolgimento delle registrazioni
  • Psicologia della comunicazione per la gestione delle diverse situazioni comunicative interne ed esterne
  • Strumenti informatici e telematici per la gestione delle informazioni e della documentazione
  • Tecniche di comunicazione per predisporre le procedure di gestione dei clienti e la gestione dei reclami
  • Tecniche di accoglienza e assistenza clienti per organizzare le attività del personale preposto alle attività di servizio e assistenza

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Effettuare un controllo diretto sullo svolgimento dell'evento dal punto di vista organizzativo al fine di prevenire e rilevare rischi e disfunzioni
  • Curare i rapporti tra relatori e Comitati Scientifici attraverso opportune procedure operative
  • Controllare i preventivi e i pagamenti ai fornitori in rispondenza al budget
  • Tenere sotto controllo i tempi di erogazione dei servizi e di svolgimento delle attività
  • Offrire un adeguato ed efficiente servizio di Segreteria Congressuale Generale attraverso la definizione di ruoli e funzioni del personale
  • Gestire le registrazioni amministrative e contabili relative agli incassi e alla riscossione delle quote di partecipazione, alle entrate provenienti da espositori e sponsor
  • Gestire e supervisionare le attività assegnate al personale di assistenza e d'immagine
  • Elaborare la stesura dei consuntivi

Titolo: Organizzazione e gestione della segreteria operativa

Descrizione: Definire le procedure di promozione e le modalità di accreditamento dei partecipanti necessarie all'organizzazione del soggiorno, vigilando anche attraverso altre risorse o procedure sulla loro applicazione

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

Risultato atteso:RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie
  • Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
  • Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale
  • Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
  • Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)

Risultato atteso:RA3: Curare la gestione operativa dell’evento (in tutte le sue fasi), coordinando l’erogazione di tutti i servizi e le attività post-evento
  • Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.)
  • Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.)

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

Risultato atteso:RA1: Progettare l’evento fieristico/espositivo, definendo gli elementi fondamentali dello stesso (budget, target, concept, presenze previste, tempi di esposizione, logistica, gestione degli allestimenti, ecc.)
  • Progettazione dell'evento fieristico/espositivo (es. individuazione settori merceologici, contenuti, tempi, luoghi, ecc.)
  • Ricerca dei soggetti interessati a fruire dell'evento fieristico/espositivo
  • Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, materiale allestimento, personale, ecc.)

Risultato atteso:RA2: Predisporre il piano di attività dell’evento (fiera/esposizione), definendo il programma e i servizi da fornire, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie
  • Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento fieristico/espositivo
  • Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale sulla base dei contenuti progettuali

CONOSCENZE

  • Principi e tecniche di Relazioni Pubbliche online per gestire le attività promozionali e informative via web
  • Regole di funzionamento delle strutture amministrative dell'attività normativa degli enti locali per la gestione delle pratiche di concessione e autorizzazione e per l'eventuale coinvolgimento in sponsorizzazioni
  • Principi di organizzazione e amministrazione delle aziende di servizio per l'utilizzo dei servizi ricreativi, ricettivi e di intrattenimento presenti nell'area di realizzazione dell'evento
  • Nozioni di contabilità generale per la rilevazione dei dati contabili necessari alla redazione dei documenti consuntivi
  • Lingue straniere per la gestione della documentazione e delle comunicazioni con la clientela straniera
  • Tecniche di comunicazione per la gestione delle relazioni con i clienti/partecipanti e il personale operativo
  • Strumenti informatici e telematici per la gestione delle informazioni e della documentazione

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Gestire la pianificazione dei programmi di lavoro e del 'post congress' inerenti la prenotazione e l'invio degli atti congressuali
  • Impostare adeguate procedure operative per la gestione delle attività di registrazione e raccolta informazioni del pubblico invitato e le conferme di partecipazione dei relatori
  • Provvedere alla fornitura del materiale promozionale e pubblicitario alle strutture di comunicazione (radio, giornali, tv, ecc...), per l'organizzazione di conferenze stampa e comunicati
  • Organizzare l'ufficio stampa per gestire tutti i contatti con la stampa di settore o generica, nazionale o internazionale
  • Sviluppare e rendere attuabili le attività informative e promozionali attraverso azioni di marketing diretto e/o web marketing
  • Provvedere alla spedizione degli inviti e dei programmi e della documentazione necessaria al soggiorno

Titolo: Organizzazione e gestione dei servizi ricettivi e ricreativi

Descrizione: Coordinare le attività esterne e di erogazione dei servizi relativi al soggiorno dei partecipanti

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

Risultato atteso:RA2: Curare i rapporti con i fornitori, organizzando gli aspetti logistici e disponendo le forniture necessarie
  • Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.)

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

    CONOSCENZE

    • Nozioni di contabilità ordinaria per svolgere le pratiche amministrative connesse all'organizzazione
    • Caratteristiche delle attività ricettive e turistiche per l'organizzazione dei servizi ricreativi e di intrattenimento
    • Principi di marketing turistico e dei servizi per promuovere le attività ricreative per i partecipanti
    • Supporti informatici e multimediali per la gestione e la trasmissione delle informazioni
    • Struttura e organizzazione delle aziende di trasporto e di servizio per organizzare la gestione dei servizi di trasporto
    • Tecniche di gestione e organizzazione turistica per l'organizzazione dei servizi ricettivi
    • Tecniche di accoglienza e assistenza ai servizi per organizzare la segreteria e i servizi di assistenza congressuale

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • Gestire i contatti con le Agenzie esterne e le Agenzie di Viaggi per l'organizzazione degli spostamenti e/o trasferte quando previsti
    • Gestire le attività connesse agli Eventi Sociali, Turistici e Culturali per l'intrattenimento dei partecipanti
    • Gestire le attività collegate alla realizzazione degli Shopping Aziendali o work-shop
    • Gestire la contrattualizzazione di alberghi, strutture ricettive e sedi congressuali da impiegare nelle fasi dell'evento
    • Programmare le procedure per le attività di gestione dei partecipanti acquisiti
    • Programmare le procedure per le attività di booking diretto e online
    • Individuare le Proposte da fornire ai partecipanti relativamente ai servizi ristorativi e ricreativi
    • Gestire le attività relative alle pratiche ed ai permessi per la realizzazione di attività aperte al pubblico, verificando la disponibilità degli spazi in cui è previsto che si svolga l'evento

    Titolo: Progettazione esecutiva e Pianificazione dell'evento

    Descrizione: Programmare le fasi di preparazione dell'evento in base a costi di produzione definiti e sulla base degli obiettivi del richiedente e dei contesti nei quali si realizza l'evento

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

    Risultato atteso:RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie
    • Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
    • Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale
    • Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
    • Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

    Risultato atteso:RA1: Progettare l’evento fieristico/espositivo, definendo gli elementi fondamentali dello stesso (budget, target, concept, presenze previste, tempi di esposizione, logistica, gestione degli allestimenti, ecc.)
    • Progettazione dell'evento fieristico/espositivo (es. individuazione settori merceologici, contenuti, tempi, luoghi, ecc.)
    • Ricerca dei soggetti interessati a fruire dell'evento fieristico/espositivo
    • Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, materiale allestimento, personale, ecc.)

    Risultato atteso:RA2: Predisporre il piano di attività dell’evento (fiera/esposizione), definendo il programma e i servizi da fornire, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie
    • Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento fieristico/espositivo
    • Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale sulla base dei contenuti progettuali

    CONOSCENZE

    • Tecniche di reclutamento per la gestione ed il reperimento delle risorse umane da impiegare nelle attività di servizio previste nell'ambito dell'organizzazione
    • Tecniche di progettazione e pianificazione economica per la redazione del budget e la valutazione delle risorse economiche e materiali
    • Tecniche di comunicazione e sponsorship per l'acquisizione delle adesioni dei partecipanti ed il reperimento di risorse finanziarie aggiuntive
    • Principi e tecniche di marketing per la valutazione e l'esame di fattibilità del progetto
    • Principi di comunicazione d'impresa per gestire la comunicazione relativa alla promozione dell'evento
    • Elementi di controllo di gestione per la misurazione ed il controllo dei costi
    • Elementi di contabilità economica e finanziaria per la gestione amministrativa e contabile delle risorse impiegate
    • Diritto amministrativo e legislazione locale per l'applicazione di norme e regolamenti collegati all'esercizio di attività per il pubblico
    • Caratteristiche e struttura del mercato finanziario per l'utilizzo degli strumenti di raccolta e impiego delle risorse finanziarie

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • Collaborare alla realizzazione dello studio di fattibilità definito per valutare i costi del servizio in relazione alle esigenze del Cliente ed elaborare il progetto definitivo
    • Acquisire il brief per organizzare e gestire le attività relative al contatto dei partecipanti
    • Definire le linee di programma e le modalità di scelta dei relatori, finalizzati alla stesura del programma finale da inviare agli iscritti e/o da consegnare in occasione dello svolgimento dell'evento
    • Elaborare i bilanci economici previsionali e quelli in itinere da sottoporre alla valutazione del cliente/committente per l'approvazione e il controllo dei costi
    • Pianificare le attività e l'organizzazione dei servizi di trasporto
    • Organizzare i contatti con le strutture di comunicazione, per attuare il piano promozionale e di pubblicizzazione
    • Pianificare le attività e l'organizzazione dei servizi di vigilanza
    • Ricercare gli sponsor appropriati in linea con gli obiettivi generali definiti dal Cliente e con gli obiettivi di immagine
    • Preparare il budget preliminare, definendo un preventivo di spesa e un bilancio aperto per concordare con il cliente i costi del servizio
    • Valutare sulla base delle esigenze richieste dal Cliente ed in ragione della natura dell'evento l'adeguatezza degli ambienti e delle strutture ospitanti, in termini di costi e caratteristiche tecniche e logistiche


    Codice Titolo
    3.4.1.2.1 Organizzatori di fiere, esposizioni ed eventi culturali
    3.4.1.2.2 Organizzatori di convegni e ricevimenti

    Codice Ateco Titolo Ateco
    82.30.00 Organizzazione di convegni e fiere