Operatore per l'organizzazione e gestione delle attività di segreteria, l'accoglienza e le informazioni



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Calabria
Competenze

Titolo: Organizzazione di riunioni e trasferte

Descrizione: Definire ed aggiornare il calendario degli appuntamenti, predisporre i supporti organizzativi per la realizzazione di riunioni o eventi aziendali; gestire la prenotazione e l'acquisto di biglietti di viaggio e pernottamenti

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
  • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
  • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
  • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    CONOSCENZE

    • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
    • Principi di organizzazione e comunicazione aziendale per intrattenere contatti con interlocutori interni ed esterni al'impresa
    • Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
    • Tipologie di servizi per viaggi d'affari per organizzare ruinioni e trasferte

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • Adottare procedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti
    • Definire ambienti e strumentazioni adeguati per riunioni ed eventi in coerenza con politiche e strategie aziendali
    • Distinguere costi e ricavi a preventivo per la formulazione di budget di riunioni ed eventi di lavoro
    • Individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro

    Titolo: Gestione dei flussi informativi

    Descrizione: Acquisire e registrare la corrispondenza in entrata ed in uscita; gestire la comunicazione telefonica in entrata ed in uscita

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
    • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
    • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
    • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
    • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
    • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

    Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
    • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
    • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

    CONOSCENZE

    • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
    • Caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.)
    • Normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni
    • Procedure e tecniche di monitoraggio e di individuazione e valutazione del malfunzionamento
    • Principi di organizzazione e comunicazione aziendale per trattare e trasmettere le informazioni in modo efficace rispetto alle diverse posizioni organizzative
    • Terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria
    • Processi e cicli di lavoro del servizio

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • Adottare procedure di monitoraggio e verifica della conformità delle attività a supporto del miglioramento continuo degli standard di risultato
    • Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita
    • Individuare ed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d'ufficio
    • Utilizzare i mezzi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio: telefono, fax, e-mail

    Titolo: Redazione testi e comunicazioni formali

    Descrizione: Redigere comunicazioni formali, anche in lingua straniera, portarle alla firma ed inviarle; redigere report, presentazioni, statistiche, utilizzando applicativi informatici, garantendo la correttezza grammaticale e la rispondenza con gli obiettivi di comu

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
    • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
    • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
    • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

    Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
    • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
    • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
    • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
    • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
    • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

    Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
    • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
    • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

    CONOSCENZE

    • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
    • Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
    • Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • Utilizzare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
    • Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d'uso comune
    • Valutare la correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti

    Titolo: Accoglienza

    Descrizione: Assicurare una adeguata accoglienza agli ospiti e visitatori dell'azienda (o del settore) presso cui si opera, identificando l'interlocutore ed il motivo della sua visita, fornendo informazioni sulle modalità di accesso, informando i settori/reparti azien

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
    • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

    Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
    • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
    • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
    • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

      CONOSCENZE

      • Normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni
      • Normativa di sucurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore
      • Principi di organizzazione e comunicazione aziendale per fornire informazioni sulle modalità di accesso ai reparti aziendali
      • Tecniche di comunicazione per assicurare un'adeguata accoglienza ai visitatori dell'azienda
      • Tecniche di time management per una gestione adeguata dei tempi e delle priorità
      • Terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria

      ABILITÀ/CAPACITÀ

      • Applicare criteri di organizzazione del proprio lavoro nel rispetto delle norme di sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale e delle tecniche di riordino degli spazi di lavoro
      • Cosultare e gestire l'agenda appuntamenti risolvendo o prevenendo non conformità
      • Fornire chiare informazioni sulle modalità di accesso all'azienda (o reparto o settore aziendale) coerenti con le indicazioni della direzione aziendale
      • Ricevere una persona comunicando cordialità


      Codice Titolo
      4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
      4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati
      4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate
      4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria

      Codice Ateco Titolo Ateco
      82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio