Addetto all'organizzazione e gestione delle attività di segreteria, all'accoglienza e alle informazioni



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Toscana
Competenze

Titolo: Organizzazione di riunioni e trasferte

Descrizione: Definireed aggiornare il calendario degli appuntamenti, predisporre i supporti organizzativi per la realizzazione di riunioni o eventi aziendali; gestire la prenotazione e l'acquisto di biglietti di viaggio e pernottamenti

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
  • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
  • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
  • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    CONOSCENZE

    • Principi di organizzazione e comunicazione aziendaleper intrattenere contatti con interlocutori interni ed esterni al'impresa
    • Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
    • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
    • Tipologie di servizi per viaggi d'affariper organizzare ruinioni e trasferte

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • Individuaree riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro
    • Definireambienti e strumentazioni adeguati per riunioni ed eventi in coerenza con politiche e strategie aziendali
    • Distinguerecosti e ricavi a preventivo per la formulazione di budget di riunioni ed eventi di lavoro
    • Adottareprocedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti

    Titolo: Redazione testi e comunicazioni formali

    Descrizione: Redigerecomunicazioni formali, anche in lingua straniera, portarle alla firma ed inviarle; redigere report, presentazioni, statistiche, utilizzando applicativi informatici, garantendo la correttezza grammaticale e la rispondenza con gli obiettivi di comun

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
    • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
    • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
    • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

    Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
    • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
    • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
    • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
    • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
    • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

    Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
    • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
    • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

    CONOSCENZE

    • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
    • Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
    • Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • Applicarele principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d'uso comune
    • Utilizzaregli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
    • Valutarela correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti

    Titolo: Registrazione ed archiviazione documenti

    Descrizione: Acquisiree registrare in prima nota i documenti contabili e provvedere all'archiviazione; aggiornare schede e tabelle relative a clienti e fornitori; compilare documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture), gestire l'accesso all'arch

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

      Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
      • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
      • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

      CONOSCENZE

      • Tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati
      • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
      • Tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione

      ABILITÀ/CAPACITÀ

      • Distingueregli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione
      • Applicaretecniche di archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
      • Adottareprocedure per la redazione ed emissione dei documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture)
      • Rintracciaredocumenti archiviati

      Titolo: Gestione dei flussi informativi

      Descrizione: Acquisiree registrare la corrispondenza in entrata ed in uscita; gestire la comunicazione telefonica in entrata ed in uscita

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

      Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
      • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
      • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
      • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

      Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
      • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
      • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

      Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
      • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
      • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

      CONOSCENZE

      • Principi di organizzazione e comunicazione aziendaleper trattare e trasmettere le informazioni in modo efficace rispetto alle diverse posizioni organizzative
      • Caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.)
      • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
      • Normativa sulla privacyal fine di garantire la riservatezza delle informazioni
      • Terminologia tecnicaspecifica del settore in una lingua comunitaria
      • Proceduree tecniche di monitoraggio e di individuazione e valutazione del malfunzionamento
      • Processie cicli di lavoro del servizio

      ABILITÀ/CAPACITÀ

      • Utilizzarei mezzi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio: telefono, fax, e-mail
      • Distingueregli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita
      • Individuareed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d'ufficio
      • Adottare procedure di monitoraggio e verifica della conformità delle attività a supporto del miglioramento continuo degli standard di risultato

      Titolo: Accoglienza

      Descrizione: Assicurareuna adeguata accoglienza agli ospiti e visitatori dell'azienda (o del settore) presso cui si opera,identificando l'interlocutore ed il motivo della sua visita, fornendo informazioni sulle modalità di accesso, informando i settori/reparti azienda

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

      Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
      • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

      Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
      • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
      • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
      • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

        CONOSCENZE

        • Principi di organizzazione e comunicazione aziendaleper fornire informazioni sulle modalità di accesso ai reparti aziendali
        • Tecniche di time managementper una gestione adeguata dei tempi e delle priorità
        • Tecniche di comunicazioneper assicurare un'adeguata accoglienza ai visitatori dell'azienda
        • Normativa sulla privacyal fine di garantire la riservatezza delle informazioni
        • Normativa disucurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore
        • Terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria

        ABILITÀ/CAPACITÀ

        • Fornirechiare informazioni sulle modalità di accesso all'azienda (o reparto o settore aziendale) coerenti con le indicazioni della direzione aziendale
        • Ricevereuna persona comunicando cordialità
        • Cosultaree gestire l'agenda appuntamenti risolvendo o prevenendo non conformità
        • Applicarecriteri di organizzazione del proprio lavoro nel rispetto delle norme di sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale e delle tecniche di riordino degli spazi di lavoro


        Codice Titolo
        4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria
        4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
        4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati
        4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate

        Codice Ateco Titolo Ateco
        82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio