Addetto all'organizzazione e gestione delle attività di segreteria, all'accoglienza e alle informazioni
SETTORE 24. 
Competenze
Titolo: Organizzazione di riunioni e trasferte
Descrizione: Definireed aggiornare il calendario degli appuntamenti, predisporre i supporti organizzativi per la realizzazione di riunioni o eventi aziendali; gestire la prenotazione e l'acquisto di biglietti di viaggio e pernottamenti
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)- Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)
- Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
- Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
- Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
CONOSCENZE
- Principi di organizzazione e comunicazione aziendaleper intrattenere contatti con interlocutori interni ed esterni al'impresa
- Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
- Tipologie di servizi per viaggi d'affariper organizzare ruinioni e trasferte
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Individuaree riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro
- Definireambienti e strumentazioni adeguati per riunioni ed eventi in coerenza con politiche e strategie aziendali
- Distinguerecosti e ricavi a preventivo per la formulazione di budget di riunioni ed eventi di lavoro
- Adottareprocedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti
Titolo: Redazione testi e comunicazioni formali
Descrizione: Redigerecomunicazioni formali, anche in lingua straniera, portarle alla firma ed inviarle; redigere report, presentazioni, statistiche, utilizzando applicativi informatici, garantendo la correttezza grammaticale e la rispondenza con gli obiettivi di comun
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda- Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
- Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
- Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
- Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
- Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
- Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto- Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
- Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi
- Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
- Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
CONOSCENZE
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
- Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
- Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Applicarele principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d'uso comune
- Utilizzaregli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
- Valutarela correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti
Titolo: Registrazione ed archiviazione documenti
Descrizione: Acquisiree registrare in prima nota i documenti contabili e provvedere all'archiviazione; aggiornare schede e tabelle relative a clienti e fornitori; compilare documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture), gestire l'accesso all'arch
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso- Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
- Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
CONOSCENZE
- Tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
- Tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Distingueregli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione
- Applicaretecniche di archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
- Adottareprocedure per la redazione ed emissione dei documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture)
- Rintracciaredocumenti archiviati
Titolo: Gestione dei flussi informativi
Descrizione: Acquisiree registrare la corrispondenza in entrata ed in uscita; gestire la comunicazione telefonica in entrata ed in uscita
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda- Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
- Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
- Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso- Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
- Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
- Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
- Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
CONOSCENZE
- Principi di organizzazione e comunicazione aziendaleper trattare e trasmettere le informazioni in modo efficace rispetto alle diverse posizioni organizzative
- Caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.)
- Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
- Normativa sulla privacyal fine di garantire la riservatezza delle informazioni
- Terminologia tecnicaspecifica del settore in una lingua comunitaria
- Proceduree tecniche di monitoraggio e di individuazione e valutazione del malfunzionamento
- Processie cicli di lavoro del servizio
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Utilizzarei mezzi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio: telefono, fax, e-mail
- Distingueregli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita
- Individuareed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d'ufficio
- Adottare procedure di monitoraggio e verifica della conformità delle attività a supporto del miglioramento continuo degli standard di risultato
Titolo: Accoglienza
Descrizione: Assicurareuna adeguata accoglienza agli ospiti e visitatori dell'azienda (o del settore) presso cui si opera,identificando l'interlocutore ed il motivo della sua visita, fornendo informazioni sulle modalità di accesso, informando i settori/reparti azienda
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi- Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
- Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
- Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
- Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
CONOSCENZE
- Principi di organizzazione e comunicazione aziendaleper fornire informazioni sulle modalità di accesso ai reparti aziendali
- Tecniche di time managementper una gestione adeguata dei tempi e delle priorità
- Tecniche di comunicazioneper assicurare un'adeguata accoglienza ai visitatori dell'azienda
- Normativa sulla privacyal fine di garantire la riservatezza delle informazioni
- Normativa disucurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore
- Terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Fornirechiare informazioni sulle modalità di accesso all'azienda (o reparto o settore aziendale) coerenti con le indicazioni della direzione aziendale
- Ricevereuna persona comunicando cordialità
- Cosultaree gestire l'agenda appuntamenti risolvendo o prevenendo non conformità
- Applicarecriteri di organizzazione del proprio lavoro nel rispetto delle norme di sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale e delle tecniche di riordino degli spazi di lavoro
Codici ISTAT CP2011 associati
| Codice | Titolo |
|---|---|
| 4.1.1.1.0 | Addetti a funzioni di segreteria |
| 4.1.2.3.0 | Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti |
| 4.1.2.2.0 | Addetti all'immissione dati |
| 4.1.2.1.0 | Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate |
Codici ISTAT ATECO associati
| Codice Ateco | Titolo Ateco |
|---|---|
| 82.11.01 | Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio |
