Tecnico della progettazione e organizzazione di manifestazioni congressuali, fiere, convegni
SETTORE 24. 
Competenze
Titolo: Organizzazione e gestione dei servizi amministrativi e dell'assistenza clienti - Segreteria congressuale
Descrizione: Programmarela fornitura dei servizi ai partecipanti e gestire le attività interne all'organizzazioneattraverso l'impiego ed il coordinamento delle risorse umane ad esse preposte
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:
Risultato atteso:RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie- Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
- Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale
- Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
- Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)
- Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.)
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:
Risultato atteso:RA3: Coordinare i lavori di allestimento degli spazi ed i rapporti con gli espositori, sulla base di un piano operativo, organizzando le risorse materiali e relazionali- Coordinamento dei lavori di allestimento
- Cura dei rapporti con gli espositori
CONOSCENZE
- Tecniche di accoglienza e assistenza clientiper organizzare le attività del personale preposto alle attività di servizio e assistenza
- Tecniche di comunicazioneper predisporre le procedure di gestione dei clienti e la gestione dei reclami
- Psicologia della comunicazioneper la gestione delle diverse situazioni comunicative interne ed esterne
- Nozioni di contabilità generaleper la gestione dei dati contabili e amministrativi e lo svolgimento delle registrazioni
- Lingue straniereper la gestione delle conversazioni ed il trattamento della documentazione in lingua straniera
- Diritto amministrativo e legislazione localeper l'applicazione di norme e regolamenti collegati all'esercizio di attività per il pubblico
- Strumenti informatici e telematiciper la gestione delle informazioni e della documentazione
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Offrireun adeguato ed efficiente servizio di Segreteria Congressuale Generale attraverso la definizione di ruoli e funzioni del personale
- Effettuareun controllo diretto sullo svolgimento dell'evento dal punto di vista organizzativo al fine di prevenire e rilevare rischi e disfunzioni
- Curarei rapporti tra relatori e Comitati Scientifici attraverso opportune procedure operative
- Gestiree supervisionare le attività assegnate al personale di assistenza e d'immagine
- Gestirele registrazioni amministrative e contabili relative agli incassi e alla riscossione delle quote di partecipazione, alle entrate provenienti da espositori e sponsor
- Controllarei preventivi e i pagamenti ai fornitori in rispondenza al budget
- Elaborarela stesura dei consuntivi
- Teneresotto controllo i tempi di erogazione dei servizi e di svolgimento delle attività
Titolo: Organizzazione e gestione della segreteria operativa
Descrizione: Definirele procedure di promozione e le modalità di accreditamento dei partecipantinecessarie all'organizzazione del soggiorno, vigilando anche attraverso altre risorse o procedure sulla loro applicazione
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:
Risultato atteso:RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie- Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
- Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale
- Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
- Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)
- Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.)
- Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.)
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:
Risultato atteso:RA1: Progettare l’evento fieristico/espositivo, definendo gli elementi fondamentali dello stesso (budget, target, concept, presenze previste, tempi di esposizione, logistica, gestione degli allestimenti, ecc.)- Progettazione dell'evento fieristico/espositivo (es. individuazione settori merceologici, contenuti, tempi, luoghi, ecc.)
- Ricerca dei soggetti interessati a fruire dell'evento fieristico/espositivo
- Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, materiale allestimento, personale, ecc.)
- Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento fieristico/espositivo
- Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale sulla base dei contenuti progettuali
CONOSCENZE
- Strumenti informatici e telematiciper la gestione delle informazioni e della documentazione
- Regole di funzionamento delle strutture amministrative dell'attività normativa degli enti localiper la gestione delle pratiche di concessione e autorizzazione e per l'eventuale coinvolgimento in sponsorizzazioni
- Principi di organizzazione e amministrazione delle aziende di servizioper l'utilizzo dei servizi ricreativi, ricettivi e di intrattenimento presenti nell'area di realizzazione dell'evento
- Principi e tecniche di Relazioni Pubbliche onlineper gestire le attività promozionali e informative via web
- Tecniche di comunicazioneper la gestione delle relazioni con i clienti/partecipanti e il personale operativo
- Lingue straniereper la gestione della documentazione e delle comunicazioni con la clientela straniera
- Nozioni di contabilità generaleper la rilevazione dei dati contabili necessari alla redazione dei documenti consuntivi
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Gestirela pianificazione dei programmi di lavoro e del 'post congress' inerenti la prenotazione e l'invio degli atti congressuali
- Provvederealla spedizione degli inviti e dei programmi e della documentazione necessaria al soggiorno
- Impostareadeguate procedure operative per la gestione delle attività di registrazione e raccolta informazioni del pubblico invitato e le conferme di partecipazione dei relatori
- Svilupparee rendere attuabili le attività informative e promozionali attraverso azioni di marketing diretto e/o web marketing
- Organizzarel'ufficio stampa per gestire tutti i contatti con la stampa di settore o generica, nazionale o internazionale
- Provvederealla fornitura del materiale promozionale e pubblicitario alle strutture di comunicazione (radio, giornali, tv, ecc...), per l'organizzazione di conferenze stampa e comunicati
Titolo: Organizzazione e gestione dei servizi tecnici
Descrizione: Preordinareun sistema organizzativo ed un sistema di procedure operativeche assicurino l'utilizzo e l'impiego della strumentazione tecnica necessaria per lo svolgimento delle attività congressuali a servizio dei partecipanti e degli organizzatori
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:
Risultato atteso:RA2: Curare i rapporti con i fornitori, organizzando gli aspetti logistici e disponendo le forniture necessarie- Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.)
- Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.)
- Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.)
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:
Risultato atteso:RA3: Coordinare i lavori di allestimento degli spazi ed i rapporti con gli espositori, sulla base di un piano operativo, organizzando le risorse materiali e relazionali- Coordinamento dei lavori di allestimento
- Cura dei rapporti con gli espositori
CONOSCENZE
- Logistica e organizzazioneper il controllo degli aspetti logistici ed organizzativi collegati al funzionamento delle attività tecniche e di servizio
- Tecniche di gestione delle risorse umaneper il coordinamento delle attività assegnate ai vari reparti
- Sistemi e strutture di comunicazioneper la gestione dei rapporti con la stampa
- Sistemi di videoconferenza e supporti di proiezioneper gestire l'organizzazione dei servizi congressuali
- Sistemi di riproduzione audio-visivaper assicurarne il funzionamento mediante il personale tecnico destinato al controllo e assistenza
- Utilizzo delle reti telematiche e informaticheper la gestione e la trasmissione delle informazioni
- Tecniche di allestimento spaziper gestire le attività ed il personale preposto all'assistenza per l'allestimento degli stand
- Visual Merchandisingper predisporre e organizzare le attività promozionali durante le attività congressuali
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Gestirele attività di Hospitality-Desk all'interno della struttura che ospita l'evento
- Coordinareil personale della struttura ospitante in concomitanza con quello dei servizi tecnici
- Gestirela fornitura dei servizi di traduzioni simultanee e in videoconferenza
- Gestirela fornitura del Servizio Interpreti e Guide
- Gestirei rapporti con la Stampa e con i Media
- Gestirela fornitura dei servizi di supporto audio e regia video per la gestione delle sessioni multimediali e videoconferenze
- Coordinaree controllare le attività delle strutture tecniche per l'allestimento degli impianti scenotecnici
- Supervisionarel'allestimento della segnaletica per monitorare l'efficacia, anche visiva, delle indicazioni
- Assicurarel'assistenza per l'allestimento di Stand e Aree Espositive
- Supportarele attività della struttura preposta all'allestimento della sede dell'evento
Titolo: Organizzazione e gestione dei servizi ricettivi e ricreativi
Descrizione: Coordinarele attività esterne e di erogazione dei servizirelativi al soggiorno dei partecipanti
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:
Risultato atteso:RA2: Curare i rapporti con i fornitori, organizzando gli aspetti logistici e disponendo le forniture necessarie- Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.)
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:
CONOSCENZE
- Tecniche di gestione e organizzazione turisticaper l'organizzazione dei servizi ricettivi
- Tecniche di accoglienza e assistenza ai serviziper organizzare la segreteria e i servizi di assistenza congressuale
- Caratteristiche delle attività ricettive e turisticheper l'organizzazione dei servizi ricreativi e di intrattenimento
- Principi di marketing turistico e dei serviziper promuovere le attività ricreative per i partecipanti
- Struttura e organizzazione delle aziende di trasporto e di servizioper organizzare la gestione dei servizi di trasporto
- Supporti informatici e multimedialiper la gestione e la trasmissione delle informazioni
- Nozioni di contabilità ordinariaper svolgere le pratiche amministrative connesse all'organizzazione
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Gestirela contrattualizzazione di alberghi, strutture ricettive e sedi congressuali da impiegare nelle fasi dell'evento
- Programmarele procedure per le attività di booking diretto e online
- Individuarele Proposte da fornire ai partecipanti relativamente ai servizi ristorativi e ricreativi
- Programmarele procedure per le attività di gestione dei partecipanti acquisiti
- Gestirei contatti con le Agenzie esterne e le Agenzie di Viaggi per l'organizzazione degli spostamenti e/o trasferte quando previsti
- Gestirele attività connesse agli Eventi Sociali, Turistici e Culturali per l'intrattenimento dei partecipanti
- Gestirele attività collegate alla realizzazione degli Shopping Aziendali o work-shop
- Gestirele attività relative alle pratiche ed ai permessi per la realizzazione di attività aperte al pubblico, verificando la disponibilità degli spazi in cui è previsto che si svolga l'evento
Titolo: Progettazione esecutiva e Pianificazione dell'evento
Descrizione: Programmarele fasi di preparazione dell'eventoin base a costi di produzione definiti e sulla base degli obiettivi del richiedente e dei contesti nei quali si realizza l'evento
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:
Risultato atteso:RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie- Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
- Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale
- Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
- Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:
Risultato atteso:RA1: Progettare l’evento fieristico/espositivo, definendo gli elementi fondamentali dello stesso (budget, target, concept, presenze previste, tempi di esposizione, logistica, gestione degli allestimenti, ecc.)- Progettazione dell'evento fieristico/espositivo (es. individuazione settori merceologici, contenuti, tempi, luoghi, ecc.)
- Ricerca dei soggetti interessati a fruire dell'evento fieristico/espositivo
- Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, materiale allestimento, personale, ecc.)
- Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento fieristico/espositivo
- Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale sulla base dei contenuti progettuali
CONOSCENZE
- Tecniche di progettazione e pianificazione economicaper la redazione del budget e la valutazione delle risorse economiche e materiali
- Caratteristiche e struttura del mercato finanziarioper l'utilizzo degli strumenti di raccolta e impiego delle risorse finanziarie
- Elementi di controllo di gestioneper la misurazione ed il controllo dei costi
- Tecniche di reclutamentoper la gestione ed il reperimento delle risorse umane da impiegare nelle attività di servizio previste nell'ambito dell'organizzazione
- Elementi di contabilità economica e finanziariaper la gestione amministrativa e contabile delle risorse impiegate
- Principi e tecniche di marketingper la valutazione e l'esame di fattibilità del progetto
- Tecniche di comunicazione e sponsorshipper l'acquisizione delle adesioni dei partecipanti ed il reperimento di risorse finanziarie aggiuntive
- Principi di comunicazione d'impresaper gestire la comunicazione relativa alla promozione dell'evento
- Diritto amministrativo e legislazione localeper l'applicazione di norme e regolamenti collegati all'esercizio di attività per il pubblico
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Collaborarealla realizzazione dello studio di fattibilità definito per valutare i costi del servizio in relazione alle esigenze del Cliente ed elaborare il progetto definitivo
- Elaborarei bilanci economici previsionali e quelli in itinere da sottoporre alla valutazione del cliente/committente per l'approvazione e il controllo dei costi
- Preparareil budget preliminare, definendo un preventivo di spesa e un bilancio aperto per concordare con il cliente i costi del servizio
- Pianificarele attività e l'organizzazione dei servizi di vigilanza
- Pianificarele attività e l'organizzazione dei servizi di trasporto
- Valutaresulla base delle esigenze richieste dal Cliente ed in ragione della natura dell'evento l'adeguatezza degli ambienti e delle strutture ospitanti, in termini di costi e caratteristiche tecniche e logistiche
- Acquisireil brief per organizzare e gestire le attività relative al contatto dei partecipanti
- Definirele linee di programma e le modalità di scelta dei relatori, finalizzati alla stesura del programma finale da inviare agli iscritti e/o da consegnare in occasione dello svolgimento dell'evento
- Ricercaregli sponsor appropriati in linea con gli obiettivi generali definiti dal Cliente e con gli obiettivi di immagine
- Organizzarei contatti con le strutture di comunicazione, per attuare il piano promozionale e di pubblicizzazione
Codici ISTAT CP2021 associati
| Codice | Titolo |
|---|---|
| 3.4.1.2.2 | Organizzatori di convegni e ricevimenti |
| 3.4.1.2.1 | Organizzatori di fiere, esposizioni ed eventi culturali |
Codici ISTAT ATECO associati
| Codice Ateco | Titolo Ateco |
|---|---|
| 82.30.00 | Organizzazione di convegni e fiere |
