Tecnico della progettazione e organizzazione di manifestazioni congressuali, fiere, convegni



Competenze

Titolo: progettazione esecutiva e pianificazione dell'evento

Obiettivo: programmare le fasi di preparazione dell'evento in base a costi di produzione definiti e sulla base degli obiettivi del richiedente e dei contesti nei quali si realizza l'evento

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

Risultato atteso:RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie
  • Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
  • Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale
  • Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
  • Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

Risultato atteso:RA1: Progettare l’evento fieristico/espositivo, definendo gli elementi fondamentali dello stesso (budget, target, concept, presenze previste, tempi di esposizione, logistica, gestione degli allestimenti, ecc.)
  • Progettazione dell'evento fieristico/espositivo (es. individuazione settori merceologici, contenuti, tempi, luoghi, ecc.)
  • Ricerca dei soggetti interessati a fruire dell'evento fieristico/espositivo
  • Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, materiale allestimento, personale, ecc.)

Risultato atteso:RA2: Predisporre il piano di attività dell’evento (fiera/esposizione), definendo il programma e i servizi da fornire, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie
  • Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento fieristico/espositivo
  • Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale sulla base dei contenuti progettuali

CONOSCENZE

  • caratteristiche e struttura del mercato finanziario per l'utilizzo degli strumenti di raccolta e impiego delle risorse finanziarie
  • diritto amministrativo e legislazione locale per l'applicazione di norme e regolamenti collegati all'esercizio di attività per il pubblico
  • elementi di contabilità economica e finanziaria per la gestione amministrativa e contabile delle risorse impiegate
  • elementi di controllo di gestione per la misurazione ed il controllo dei costi
  • principi di comunicazione d'impresa per gestire la comunicazione relativa alla promozione dell'evento
  • principi e tecniche di marketing per la valutazione e l'esame di fattibilità del progetto
  • tecniche di comunicazione e sponsorship per l'acquisizione delle adesioni dei partecipanti ed il reperimento di risorse finanziarie aggiuntive
  • tecniche di progettazione e pianificazione economica per la redazione del budget e la valutazione delle risorse economiche e materiali
  • tecniche di reclutamento per la gestione ed il reperimento delle risorse umane da impiegare nelle attività di servizio previste nell'ambito dell'organizzazione

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • acquisire il brief per organizzare e gestire le attività relative al contatto dei partecipanti
  • collaborare alla realizzazione dello studio di fattibilità definito per valutare i costi del servizio in relazione alle esigenze del cliente ed elaborare il progetto definitivo
  • definire le linee di programma e le modalità di scelta dei relatori, finalizzati alla stesura del programma finale da inviare agli iscritti e/o da consegnare in occasione dello svolgimento dell'evento
  • elaborare i bilanci economici previsionali e quelli in itinere da sottoporre alla valutazione del cliente/committente per l'approvazione e il controllo dei costi
  • organizzare i contatti con le strutture di comunicazione, per attuare il piano promozionale e di pubblicizzazione
  • pianificare le attività e l'organizzazione dei servizi di trasporto
  • pianificare le attività e l'organizzazione dei servizi di vigilanza
  • preparare il budget preliminare, definendo un preventivo di spesa e un bilancio aperto per concordare con il cliente i costi del servizio
  • ricercare gli sponsor appropriati in linea con gli obiettivi generali definiti dal cliente e con gli obiettivi di immagine
  • valutare sulla base delle esigenze richieste dal cliente ed in ragione della natura dell'evento l'adeguatezza degli ambienti e delle strutture ospitanti, in termini di costi e caratteristiche tecniche e logistiche

Titolo: organizzazione e gestione dei servizi ricettivi e ricreativi

Obiettivo: coordinare le attività esterne e di erogazione dei servizi relativi al soggiorno dei partecipanti

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

Risultato atteso:RA2: Curare i rapporti con i fornitori, organizzando gli aspetti logistici e disponendo le forniture necessarie
  • Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.)

Risultato atteso:RA3: Curare la gestione operativa dell’evento (in tutte le sue fasi), coordinando l’erogazione di tutti i servizi e le attività post-evento
  • Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.)
  • Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.)

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

Risultato atteso:RA2: Predisporre il piano di attività dell’evento (fiera/esposizione), definendo il programma e i servizi da fornire, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie
  • Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento fieristico/espositivo
  • Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale sulla base dei contenuti progettuali

CONOSCENZE

  • caratteristiche delle attività ricettive e turistiche per l'organizzazione dei servizi ricreativi e di intrattenimento
  • nozioni di contabilità ordinaria per svolgere le pratiche amministrative connesse all'organizzazione
  • principi di marketing turistico e dei servizi per promuovere le attività ricreative per i partecipanti
  • struttura e organizzazione delle aziende di trasporto e di servizio per organizzare la gestione dei servizi di trasporto
  • supporti informatici e multimediali per la gestione e la trasmissione delle informazioni
  • tecniche di accoglienza e assistenza ai servizi per organizzare la segreteria e i servizi di assistenza congressuale
  • tecniche di gestione e organizzazione turistica per l'organizzazione dei servizi ricettivi

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • gestire i contatti con le agenzie esterne e le agenzie di viaggi per l'organizzazione degli spostamenti e/o trasferte quando previsti
  • gestire la contrattualizzazione di alberghi, strutture ricettive e sedi congressuali da impiegare nelle fasi dell'evento
  • gestire le attività collegate alla realizzazione degli shopping aziendali o work-shop
  • gestire le attività connesse agli eventi sociali, turistici e culturali per l'intrattenimento dei partecipanti
  • gestire le attività relative alle pratiche ed ai permessi per la realizzazione di attività aperte al pubblico, verificando la disponibilità degli spazi in cui è previsto che si svolga l'evento
  • individuare le proposte da fornire ai partecipanti relativamente ai servizi ristorativi e ricreativi
  • programmare le procedure per le attività di booking diretto e online
  • programmare le procedure per le attività di gestione dei partecipanti acquisiti

Titolo: organizzazione e gestione della segreteria operativa

Obiettivo: definire le procedure di promozione e le modalità di accreditamento dei partecipanti necessarie all'organizzazione del soggiorno, vigilando anche attraverso altre risorse o procedure sulla loro applicazione

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

      CONOSCENZE

      • lingue straniere per la gestione della documentazione e delle comunicazioni con la clientela straniera
      • nozioni di contabilità generale per la rilevazione dei dati contabili necessari alla redazione dei documenti consuntivi
      • principi di organizzazione e amministrazione delle aziende di servizio per l'utilizzo dei servizi ricreativi, ricettivi e di intrattenimento presenti nell'area di realizzazione dell'evento
      • principi e tecniche di relazioni pubbliche online per gestire le attività promozionali e informative via web
      • regole di funzionamento delle strutture amministrative dell'attività normativa degli enti locali per la gestione delle pratiche di concessione e autorizzazione e per l'eventuale coinvolgimento in sponsorizzazioni
      • strumenti informatici e telematici per la gestione delle informazioni e della documentazione
      • tecniche di comunicazione per la gestione delle relazioni con i clienti/partecipanti e il personale operativo

      ABILITÀ/CAPACITÀ

      • gestire la pianificazione dei programmi di lavoro e del 'post congress' inerenti la prenotazione e l'invio degli atti congressuali
      • impostare adeguate procedure operative per la gestione delle attività di registrazione e raccolta informazioni del pubblico invitato e le conferme di partecipazione dei relatori
      • organizzare l'ufficio stampa per gestire tutti i contatti con la stampa di settore o generica, nazionale o internazionale
      • provvedere alla fornitura del materiale promozionale e pubblicitario alle strutture di comunicazione (radio, giornali, tv, ecc...), per l'organizzazione di conferenze stampa e comunicati
      • provvedere alla spedizione degli inviti e dei programmi e della documentazione necessaria al soggiorno
      • sviluppare e rendere attuabili le attività informative e promozionali attraverso azioni di marketing diretto e/o web marketing

      Titolo: organizzazione e gestione dei servizi tecnici

      Obiettivo: preordinare un sistema organizzativo ed un sistema di procedure operative che assicurino l'utilizzo e l'impiego della strumentazione tecnica necessaria per lo svolgimento delle attività congressuali a servizio dei partecipanti e degli organizzatori

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

      Risultato atteso:RA3: Curare la gestione operativa dell’evento (in tutte le sue fasi), coordinando l’erogazione di tutti i servizi e le attività post-evento
      • Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.)
      • Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.)

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

      Risultato atteso:RA3: Coordinare i lavori di allestimento degli spazi ed i rapporti con gli espositori, sulla base di un piano operativo, organizzando le risorse materiali e relazionali
      • Coordinamento dei lavori di allestimento
      • Cura dei rapporti con gli espositori

      CONOSCENZE

      • logistica e organizzazione per il controllo degli aspetti logistici ed organizzativi collegati al funzionamento delle attività tecniche e di servizio
      • sistemi di riproduzione audio-visiva per assicurarne il funzionamento mediante il personale tecnico destinato al controllo e assistenza
      • sistemi di videoconferenza e supporti di proiezione per gestire l'organizzazione dei servizi congressuali
      • sistemi e strutture di comunicazione per la gestione dei rapporti con la stampa
      • tecniche di allestimento spazi per gestire le attività ed il personale preposto all'assistenza per l'allestimento degli stand
      • tecniche di gestione delle risorse umane per il coordinamento delle attività assegnate ai vari reparti
      • utilizzo delle reti telematiche e informatiche per la gestione e la trasmissione delle informazioni
      • visual merchandising per predisporre e organizzare le attività promozionali durante le attività congressuali

      ABILITÀ/CAPACITÀ

      • assicurare l'assistenza per l'allestimento di stand e aree espositive
      • coordinare e controllare le attività delle strutture tecniche per l'allestimento degli impianti scenotecnici
      • coordinare il personale della struttura ospitante in concomitanza con quello dei servizi tecnici
      • gestire i rapporti con la stampa e con i media
      • gestire la fornitura dei servizi di supporto audio e regia video per la gestione delle sessioni multimediali e videoconferenze
      • gestire la fornitura dei servizi di traduzioni simultanee e in videoconferenza
      • gestire la fornitura del servizio interpreti e guide
      • gestire le attività di hospitality-desk all'interno della struttura che ospita l'evento
      • supervisionare l'allestimento della segnaletica per monitorare l'efficacia, anche visiva, delle indicazioni
      • supportare le attività della struttura preposta all'allestimento della sede dell'evento

      Titolo: organizzazione e gestione dei servizi amministrativi e dell'assistenza clienti - segreteria congressuale

      Obiettivo: programmare la fornitura dei servizi ai partecipanti e gestire le attività interne all'organizzazione attraverso l'impiego ed il coordinamento delle risorse umane ad esse preposte

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

        Risultato atteso:RA3: Coordinare i lavori di allestimento degli spazi ed i rapporti con gli espositori, sulla base di un piano operativo, organizzando le risorse materiali e relazionali
        • Coordinamento dei lavori di allestimento
        • Cura dei rapporti con gli espositori

        CONOSCENZE

        • diritto amministrativo e legislazione locale per l'applicazione di norme e regolamenti collegati all'esercizio di attività per il pubblico
        • lingue straniere per la gestione delle conversazioni ed il trattamento della documentazione in lingua straniera
        • nozioni di contabilità generale per la gestione dei dati contabili e amministrativi e lo svolgimento delle registrazioni
        • psicologia della comunicazione per la gestione delle diverse situazioni comunicative interne ed esterne
        • strumenti informatici e telematici per la gestione delle informazioni e della documentazione
        • tecniche di accoglienza e assistenza clienti per organizzare le attività del personale preposto alle attività di servizio e assistenza
        • tecniche di comunicazione per predisporre le procedure di gestione dei clienti e la gestione dei reclami

        ABILITÀ/CAPACITÀ

        • controllare i preventivi e i pagamenti ai fornitori in rispondenza al budget
        • curare i rapporti tra relatori e comitati scientifici attraverso opportune procedure operative
        • effettuare un controllo diretto sullo svolgimento dell'evento dal punto di vista organizzativo al fine di prevenire e rilevare rischi e disfunzioni
        • elaborare la stesura dei consuntivi
        • gestire e supervisionare le attività assegnate al personale di assistenza e d'immagine
        • gestire le registrazioni amministrative e contabili relative agli incassi e alla riscossione delle quote di partecipazione, alle entrate provenienti da espositori e sponsor
        • offrire un adeguato ed efficiente servizio di segreteria congressuale generale attraverso la definizione di ruoli e funzioni del personale
        • tenere sotto controllo i tempi di erogazione dei servizi e di svolgimento delle attività


        Codice Titolo
        3.4.1.2.2 Organizzatori di convegni e ricevimenti
        3.4.1.2.1 Organizzatori di fiere, esposizioni ed eventi culturali

        Codice Ateco Titolo Ateco
        82.30.00 Organizzazione di convegni e fiere