Operatore/operatrice per l'organizzazione e gestione delle attività di segreteria, l'accoglienza e le informazioni



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Puglia
Competenze

Titolo: accoglienza

Obiettivo: assicurare una adeguata accoglienza agli ospiti e visitatori dell'azienda (o del settore) presso cui si opera, identificando l'interlocutore ed il motivo della sua visita, fornendo informazioni sulle modalità di accesso, informando i settori/reparti azien

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
  • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    CONOSCENZE

    • normativa di sucurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore
    • normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni
    • principi di organizzazione e comunicazione aziendale per fornire informazioni sulle modalità di accesso ai reparti aziendali
    • tecniche di comunicazione per assicurare un'adeguata accoglienza ai visitatori dell'azienda
    • tecniche di time management per una gestione adeguata dei tempi e delle priorità
    • terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • applicare criteri di organizzazione del proprio lavoro nel rispetto delle norme di sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale e delle tecniche di riordino degli spazi di lavoro
    • cosultare e gestire l'agenda appuntamenti risolvendo o prevenendo non conformità
    • fornire chiare informazioni sulle modalità di accesso all'azienda (o reparto o settore aziendale) coerenti con le indicazioni della direzione aziendale
    • ricevere una persona comunicando cordialità

    Titolo: gestione dei flussi informativi

    Obiettivo: acquisire e registrare la corrispondenza in entrata ed in uscita; gestire la comunicazione telefonica in entrata ed in uscita

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
    • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
    • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
    • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
    • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
    • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

    Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
    • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
    • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

    CONOSCENZE

    • caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.)
    • funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
    • normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni
    • principi di organizzazione e comunicazione aziendale per trattare e trasmettere le informazioni in modo efficace rispetto alle diverse posizioni organizzative
    • procedure e tecniche di monitoraggio e di individuazione e valutazione del malfunzionamento
    • processi e cicli di lavoro del servizio
    • terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • adottare procedure di monitoraggio e verifica della conformità delle attività a supporto del miglioramento continuo degli standard di risultato
    • distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita
    • individuare ed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d'ufficio
    • utilizzare i mezzi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio: telefono, fax, e-mail

    Titolo: registrazione ed archiviazione documenti

    Obiettivo: acquisire e registrare in prima nota i documenti contabili e provvedere all'archiviazione; aggiornare schede e tabelle relative a clienti e fornitori; compilare documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture), gestire l'accesso all'arc

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

      Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
      • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
      • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

      CONOSCENZE

      • funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
      • tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati
      • tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione

      ABILITÀ/CAPACITÀ

      • adottare procedure per la redazione ed emissione dei documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture)
      • applicare tecniche di archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
      • distinguere gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione
      • rintracciare documenti archiviati

      Titolo: redazione testi e comunicazioni formali

      Obiettivo: redigere comunicazioni formali, anche in lingua straniera, portarle alla firma ed inviarle; redigere report, presentazioni, statistiche, utilizzando applicativi informatici, garantendo la correttezza grammaticale e la rispondenza con gli obiettivi di comu

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

      Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
      • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
      • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
      • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

      Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
      • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
      • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
      • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

      Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
      • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
      • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

      Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
      • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
      • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

      CONOSCENZE

      • funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
      • principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
      • servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica

      ABILITÀ/CAPACITÀ

      • applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d'uso comune
      • utilizzare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
      • valutare la correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti

      Titolo: organizzazione di riunioni e trasferte

      Obiettivo: definire ed aggiornare il calendario degli appuntamenti, predisporre i supporti organizzativi per la realizzazione di riunioni o eventi aziendali; gestire la prenotazione e l'acquisto di biglietti di viaggio e pernottamenti

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

      Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
      • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

      Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
      • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
      • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
      • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

        CONOSCENZE

        • funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
        • principi di organizzazione e comunicazione aziendale per intrattenere contatti con interlocutori interni ed esterni al'impresa
        • servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
        • tipologie di servizi per viaggi d'affari per organizzare ruinioni e trasferte

        ABILITÀ/CAPACITÀ

        • adottare procedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti
        • definire ambienti e strumentazioni adeguati per riunioni ed eventi in coerenza con politiche e strategie aziendali
        • distinguere costi e ricavi a preventivo per la formulazione di budget di riunioni ed eventi di lavoro
        • individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro


        Codice Titolo
        4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria
        4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
        4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati
        4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate

        Codice Ateco Titolo Ateco
        82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio