Operatore/operatrice per l'organizzazione e gestione delle attività di segreteria, l'accoglienza e le informazioni
SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Puglia
Competenze
Titolo: accoglienza
Obiettivo: assicurare una adeguata accoglienza agli ospiti e visitatori dell'azienda (o del settore) presso cui si opera, identificando l'interlocutore ed il motivo della sua visita, fornendo informazioni sulle modalità di accesso, informando i settori/reparti azien
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi- Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
- Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
- Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
- Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
CONOSCENZE
- normativa di sucurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore
- normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni
- principi di organizzazione e comunicazione aziendale per fornire informazioni sulle modalità di accesso ai reparti aziendali
- tecniche di comunicazione per assicurare un'adeguata accoglienza ai visitatori dell'azienda
- tecniche di time management per una gestione adeguata dei tempi e delle priorità
- terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria
ABILITÀ/CAPACITÀ
- applicare criteri di organizzazione del proprio lavoro nel rispetto delle norme di sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale e delle tecniche di riordino degli spazi di lavoro
- cosultare e gestire l'agenda appuntamenti risolvendo o prevenendo non conformità
- fornire chiare informazioni sulle modalità di accesso all'azienda (o reparto o settore aziendale) coerenti con le indicazioni della direzione aziendale
- ricevere una persona comunicando cordialità
Titolo: gestione dei flussi informativi
Obiettivo: acquisire e registrare la corrispondenza in entrata ed in uscita; gestire la comunicazione telefonica in entrata ed in uscita
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda- Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
- Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
- Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso- Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
- Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
- Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
- Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
CONOSCENZE
- caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.)
- funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
- normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni
- principi di organizzazione e comunicazione aziendale per trattare e trasmettere le informazioni in modo efficace rispetto alle diverse posizioni organizzative
- procedure e tecniche di monitoraggio e di individuazione e valutazione del malfunzionamento
- processi e cicli di lavoro del servizio
- terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria
ABILITÀ/CAPACITÀ
- adottare procedure di monitoraggio e verifica della conformità delle attività a supporto del miglioramento continuo degli standard di risultato
- distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita
- individuare ed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d'ufficio
- utilizzare i mezzi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio: telefono, fax, e-mail
Titolo: registrazione ed archiviazione documenti
Obiettivo: acquisire e registrare in prima nota i documenti contabili e provvedere all'archiviazione; aggiornare schede e tabelle relative a clienti e fornitori; compilare documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture), gestire l'accesso all'arc
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso- Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
- Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
CONOSCENZE
- funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
- tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati
- tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione
ABILITÀ/CAPACITÀ
- adottare procedure per la redazione ed emissione dei documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture)
- applicare tecniche di archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
- distinguere gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione
- rintracciare documenti archiviati
Titolo: redazione testi e comunicazioni formali
Obiettivo: redigere comunicazioni formali, anche in lingua straniera, portarle alla firma ed inviarle; redigere report, presentazioni, statistiche, utilizzando applicativi informatici, garantendo la correttezza grammaticale e la rispondenza con gli obiettivi di comu
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda- Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
- Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
- Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
- Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
- Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
- Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto- Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
- Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi
- Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
- Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
CONOSCENZE
- funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
- principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
- servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
ABILITÀ/CAPACITÀ
- applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d'uso comune
- utilizzare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
- valutare la correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti
Titolo: organizzazione di riunioni e trasferte
Obiettivo: definire ed aggiornare il calendario degli appuntamenti, predisporre i supporti organizzativi per la realizzazione di riunioni o eventi aziendali; gestire la prenotazione e l'acquisto di biglietti di viaggio e pernottamenti
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)- Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)
- Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
- Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
- Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
CONOSCENZE
- funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
- principi di organizzazione e comunicazione aziendale per intrattenere contatti con interlocutori interni ed esterni al'impresa
- servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
- tipologie di servizi per viaggi d'affari per organizzare ruinioni e trasferte
ABILITÀ/CAPACITÀ
- adottare procedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti
- definire ambienti e strumentazioni adeguati per riunioni ed eventi in coerenza con politiche e strategie aziendali
- distinguere costi e ricavi a preventivo per la formulazione di budget di riunioni ed eventi di lavoro
- individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro
Codici ISTAT CP2011 associati
| Codice | Titolo |
|---|---|
| 4.1.1.1.0 | Addetti a funzioni di segreteria |
| 4.1.2.3.0 | Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti |
| 4.1.2.2.0 | Addetti all'immissione dati |
| 4.1.2.1.0 | Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate |
Codici ISTAT ATECO associati
| Codice Ateco | Titolo Ateco |
|---|---|
| 82.11.01 | Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio |
