Operatore di segreteria



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Liguria
Competenze

Titolo: Essere in grado di gestire l'agenda e l'organizzazione di incontri e riunioni

Descrizione: Organizzare l'agenda e aggiornarla, Individuare le disponibilità, Individuare le urgenze e le priorità, Prendere appuntamenti, Predisporre il materiale per le riunioni, Definire costi per organizzazione di riunioni, Organizzare la logistica e i trasporti,

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
  • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
  • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
  • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

CONOSCENZE

  • Elementi di organizzazione aziendale
  • Nozioni sui titoli di viaggio
  • Organizzazione del lavoro
  • Metodi di gestione agenda
  • Tecniche di scheduling
  • Procedure per la prenotazione di servizi di trasporto e soggiorno
  • Principali prodotti di office automation

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Applicare tecniche di pianificazione delle attività
  • Utilizzare strumenti di pianificazione delle attività
  • Applicare procedure di prenotazione servizi turistici
  • Applicare metodi di gestione agenda
  • Applicare tecniche di scheduling
  • Applicare tecniche di comunicazione telefonica
  • Utilizzare sistemi di navigazione internet
  • Utilizzare software foglio elettronico (Microsoft Excel, Lotus 123 o analoghi)
  • Utilizzare strumentazione a supporto dell'attività d'ufficio (fax, fotocopiatrice)
  • Utilizzare software posta elettronica (Outlook o analoghi)
  • Applicare tecniche di predisposizione mailing-list

Titolo: Essere in grado di gestire attività d'ufficio

Descrizione: Trascrivere documenti, registrazioni audio o sotto dettatura, verificando e correggendo i testi, Valutare la correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti; Registrare documenti amm

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
  • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
  • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
  • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

CONOSCENZE

  • Tecniche di ricerca informazioni su Internet
  • Procedure di archiviazione dati
  • Principali prodotti di office automation
  • Elementi di amministrazione aziendale
  • Principi di gestione della posta elettronica
  • Norme redazionali della corrispondenza d`ufficio
  • Elementi di contabilità aziendale
  • Elementi di organizzazione aziendale
  • Elementi di economia aziendale

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Applicare tecniche di archiviazione dati aziendali
  • Applicare procedure per la stesura di documenti di acquisto o vendita: ordini, bolle, ricevute, fatture
  • Applicare procedure di controllo ordini
  • Utilizzare masterizzatore
  • Utilizzare tools per back up
  • Applicare tecniche di scrittura di testi commerciali
  • Applicare tecniche di predisposizione mailing-list
  • Utilizzare software gestione amministrativa
  • Utilizzare format per stesura lettere di credito
  • Utilizzare applicativi home banking per pagamenti telematici
  • Utilizzare strumentazione a supporto dell'attività d'ufficio (fax, fotocopiatrice)
  • Utilizzare stampanti professionali
  • Utilizzare software posta elettronica (Outlook o analoghi)
  • Utilizzare software foglio elettronico (Microsoft Excel, Lotus 123 o analoghi)
  • Utilizzare software elaborazione testi (Word o analoghi)
  • Utilizzare sistemi di navigazione internet
  • Utilizzare tecniche di digitazione veloce su tastiera PC

Titolo: Essere in grado di gestire la comunicazione da e verso le funzioni direttive e tra gli uffici

Descrizione: Filtrare le comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento, Digitare e revisionare i testi di documenti aziendali, Trasmettere informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti, Realizzare comunicazioni o let

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
  • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
  • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
  • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

CONOSCENZE

  • Principali prodotti di office automation
  • Procedure di archiviazione dati
  • Elementi di organizzazione aziendale
  • Norme redazionali della corrispondenza d`ufficio
  • Principi di gestione della posta elettronica
  • Direttive aziendali in materia di comunicazione interna

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Utilizzare software posta elettronica (Outlook o analoghi)
  • Applicare le procedure di comunicazione interna all'azienda
  • Applicare tecniche di comunicazione telefonica
  • Applicare tecniche di pianificazione delle attività
  • Utilizzare software foglio elettronico (Microsoft Excel, Lotus 123 o analoghi)
  • Utilizzare tecniche di digitazione veloce su tastiera PC
  • Utilizzare strumentazione a supporto dell'attività d'ufficio (fax, fotocopiatrice)


Codice Titolo
4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria

Codice Ateco Titolo Ateco
82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio