Assistente di direzione - affari generali



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Umbria
Competenze

Titolo: Esercitare un'attività lavorativa in forma dipendente o autonoma

Obiettivo: Comprendere e gestire gli aspetti contrattuali e fiscali di una prestazione professionale resa in forma di lavoro dipendente o autonomo.

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.03 (ex ADA.25.230.752) - Realizzazione di attività relative agli affari generali associate:

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

      CONOSCENZE

      • Elementi di diritto del lavoro, con particolare riferimento alle caratteristiche delle più frequenti tipologie di contratto di lavoro dipendente, autonomo e parasubordinato.
      • Format tipo di contratto.
      • Principi relativi alla responsabilità civile e penale dei prestatori.
      • Aspetti contrattualistici, fiscali e previdenziali. Obblighi di tenuta contabile, in ragione delle diverse possibili forme di esercizio.
      • Elementi di normativa fiscale, con particolare riferimento all'esercizio di lavoro autonomo.

      ABILITÀ/CAPACITÀ

      • Definire gli aspetti contrattuali della prestazione professionale:- verificare l'applicabilità e la correttezza del contratto di lavoro in rapporto al tipo di prestazione richiesta.
      • Comprendere gli adempimenti necessari al corretto esercizio di un contratto di lavoro autonomo o parasubordinato:- gestire le procedure necessarie all'avvio di un'attività professionale autonoma o parasubordinata- gestire gli adempimenti fiscali e previdenziali obbligatori per l'esercizio dell'attività in oggetto.

      Titolo: Lavorare in sicurezza

      Obiettivo: Identificare i soggetti della sicurezza del sistema aziendale. Rispettare la normativa di riferimento relativa alla sicurezza sul luogo di lavoro.

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.03 (ex ADA.25.230.752) - Realizzazione di attività relative agli affari generali associate:

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

          CONOSCENZE

          • Normative vigenti in materia di sicurezza, prevenzione infortuni, prevenzione incendi e igiene del lavoro, urbanistica, anche con riferimento agli obblighi previsti dal T.U.81/08. Fattori di rischio professionale ed ambientale e successive disposizioni integrative e correttive.

          ABILITÀ/CAPACITÀ

          • Prevenire e ridurre il rischio professionale, ambientale e del beneficiario Adottare stili e comportamenti per salvaguardare la propria salute e sicurezza e per evitare incidenti, infortuni e malattie professionali; Adottare comportamenti per la prevenzione del rischio elettrico; Adottare comportamenti per la prevenzione del rischio derivato dall'utilizzo di oggetti taglienti; Adottare comportamenti per la prevenzione degli incendi.

          Titolo: Valutare la qualità del proprio operato nell'ambito dell'erogazione di un servizio

          Obiettivo: Valutare la qualità del proprio operato controllando la corretta applicazione della normativa vigente, il rispetto dei requisiti minimi obbligatori e la conformità alle proprie procedure di qualità.

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.03 (ex ADA.25.230.752) - Realizzazione di attività relative agli affari generali associate:

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

              CONOSCENZE

              • Modalità operative di valutazione della qualità di un servizio.
              • Aspetti di gestione della qualità di un processo di erogazione di servizi.
              • Concetti di qualità promessa, erogata, attesa e percepita.

              ABILITÀ/CAPACITÀ

              • Valutare la qualità del servizio erogato Comprendere e applicare le procedure di qualità interne all'azienda; Percepire il grado di soddisfazione del cliente interno/esterno; Individuare le criticità e proporre interventi di miglioramento.

              Titolo: Esercitare la professione di Assistente di direzione – affari generali

              Obiettivo: Comprendere e gestire gli aspetti caratteristici e normativi propri della prestazione professionale di assistente di direzione - affari generali.

              Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.03 (ex ADA.25.230.752) - Realizzazione di attività relative agli affari generali associate:

                Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                  CONOSCENZE

                  • Gli organi di governo di un'impresa
                  • CCNL di riferimento, ove applicabili e format tipo di contratto.
                  • Il ruolo dell'assistente di direzione – affari generali
                  • Modalità organizzative e di funzionamento di un'impresa.
                  • Gli affari generali

                  ABILITÀ/CAPACITÀ

                  • Conoscere e comprendere le caratteristiche della prestazione professionale di assistente di direzione – affari generali Conoscere e comprendere le caratteristiche di un'impresa e dei diversi ruoli professionali ivi operanti (attività di riferimento, livelli di responsabilità, etc.), prestando particolare attenzione alle relazioni con il proprio. Conoscere e comprendere l'evoluzione del lavoro in ambito segretariale/amministrativo/organizzativo. Conoscere e comprendere, sotto il profilo giuridico amministrativo le questioni di interesse aziendale e le sue articolazioni organizzative.
                  • Definire le condizioni della prestazione professionale di assistente di direzione – affari generali Negoziare le condizioni della prestazione professionale, a partire dal sistema contrattuale applicabile e dagli incentivi economici a disposizione del committente. Stipulare i diversi contratti di prestazione, nel rispetto delle norme civilistiche e fiscali – generali e specifiche – applicabili.

                  Titolo: Gestire le relazioni e la comunicazione con il sistema cliente

                  Obiettivo: Curare i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda

                  Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.03 (ex ADA.25.230.752) - Realizzazione di attività relative agli affari generali associate:

                    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                    Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
                    • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
                    • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
                    • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

                    CONOSCENZE

                    • Tecniche di negoziazione, gestione di situazioni potenzialmente conflittuali.
                    • Competenza linguistica al livello B2, per la lingua inglese.
                    • Modelli teorici di comunicazione orale e scritta
                    • Tecniche di comunicazione: ascolto, restituzione.
                    • Metodologie e strumenti di facilitazione delle relazioni.
                    • Elementi di psicologia dell'organizzazione e dei processi negoziali.
                    • Elementi di psicologia della comunicazione, in contesti reali e virtuali.

                    ABILITÀ/CAPACITÀ

                    • Gestire le relazioni attraverso l'adozione di comportamenti coerenti con le esigenze di integrazione della propria prestazione professionale nel complessivo processo di lavoro. Definire e porre in atto comportamenti di integrazione rivolti a favorire e valorizzare la propria prestazione professionale.
                    • Comunicare in maniera efficace con le diverse tipologie di interlocutori esterni e interni all'azienda in particolare con gli organi di governo Riconoscere le varie tipologie di interlocutori ed utilizzare codici e modalità di interazione (formale e non) diversi, a seconda delle loro caratteristiche.
                    • Comprendere i comportamenti dei diversi attori e le dinamiche relazionali del contesto di lavoro Comprendere i fattori che possono determinare situazioni di potenziale tensione nelle dinamiche organizzative; Comprendere le caratteristiche dei comportamenti attesi dai diversi attori; Individuare le caratteristiche delle dinamiche relazionali ed i segnali di possibile attivazione di conflitti.

                    Titolo: Predisporre e redigere documenti, atti formali, provvedimenti amministrativi e verbali

                    Obiettivo: Predisporre e redigere documenti, atti, provvedimenti amministrativi e verbali nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione.

                    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.03 (ex ADA.25.230.752) - Realizzazione di attività relative agli affari generali associate:

                    Risultato atteso:RA1: Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti formali e non, di provvedimenti amministrativi e di verbali, nel rispetto delle procedure e dei formati definiti, curandone la diffusione e la pubblicazione
                    • Cura della pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni
                    • Predisposizione e redazione di atti, provvedimenti amministrativi e verbali

                    Risultato atteso:RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione.
                    • Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti
                    • Organizzazione operativa di incontri e riunioni

                    Risultato atteso:RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti
                    • Analisi e valutazione dei disciplinari di gara
                    • Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi
                    • Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare
                    • Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula
                    • Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti

                    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                    Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
                    • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
                    • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
                    • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

                    CONOSCENZE

                    • Tecniche di redazione della corrispondenza e modalità di funzionamento del protocollo.
                    • Procedure relative alle norme sulla tutela della privacy e sulla sicurezza dei dati.
                    • Principali software per la redazione di testi e tabelle e l'organizzazione di archivi elettronici.
                    • Tipologie e caratteristiche degli atti formali
                    • Gli elementi del contratto
                    • Stesura di verbali e verbali societari
                    • Gli organi sociali

                    ABILITÀ/CAPACITÀ

                    • Provvedere alla predisposizione ed alla redazione di atti, di provvedimenti amministrativi e di verbali Predisporre e redigere atti formali, nel rispetto delle procedure e della normativa di riferimento e nei formati definiti; redigere verbali societari (verbali d'assemblea, consiglio d'amministrazione, etc.); redigere la stesura di contratti con il supporto di consulenti legali; preparare testi e presentazioni, note informative, verbali di riunioni; curare la pubblicazione di delibere e atti formali delle direzioni; gestire la corrispondenza e archiviazione di dati e documenti.

                    Titolo: Pianificare ed organizzare un evento

                    Obiettivo: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi (istituzionali, riunioni, assemblee, presentazioni, e tc.) e viaggi di lavoro

                    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.03 (ex ADA.25.230.752) - Realizzazione di attività relative agli affari generali associate:

                    Risultato atteso:RA2: Curare le attività organizzative ed operative relative al processo degli affari generali, organizzando incontri e riunioni, occupandosi delle comunicazioni scritte, della corrispondenza e dell’archiviazione.
                    • Gestione della corrispondenza e archiviazione di dati e documenti
                    • Organizzazione operativa di incontri e riunioni

                    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                    Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
                    • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
                    • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
                    • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

                    CONOSCENZE

                    • Tipologie di pagamento: il pre-pagato, il voucher, la carta di credito aziendale, etc.
                    • Modalità di consultazione di orari ferroviari ed aerei. Regole di emissione, validità e sostituibilità dei titoli di viaggio.
                    • Organizzazione di un viaggio di lavoro: modalità di reperimento di informazioni attraverso l'utilizzo di internet e della posta elettronica.
                    • Modalità di organizzazione di un evento.
                    • Gli strumenti/attrezzature utilizzate in convegni, meeting, etc.

                    ABILITÀ/CAPACITÀ

                    • Organizzare riunioni, assemblee, convegni e meeting Informare tutti gli interessati, reperendone i nominativi ed i relativi riferimenti (numero di telefono, e-mail, etc.) ed inviando loro le comunicazioni del caso. Definire, a partire dalla tipologia di evento da realizzare, gli aspetti logistici dello stesso nonché il tipo di attrezzature e servizi accessori da reperire (interpretariato, catering, etc.). Individuare, alla luce del budget disponibile, la soluzione logistica più indicata (servizi accessori compresi). Garantire la diffusione delle informazioni relative all'evento, predisponendo direttamente o coordinando la produzione del materiale informativo da distribuire agli interessati (inviti, ordine del giorno, programma, brochure, etc.). Predisporre l'accoglienza ed il soggiorno degli eventuali relatori ed ospiti invitati.
                    • Organizzare viaggi di lavoro Reperire informazioni utili (disponibilità, costi, localizzazioni, etc.) circa i mezzi di trasporto e gli alberghi a disposizione ed elaborare preventivi di spesa verificandone la coerenza con il budget. Organizzare il viaggio e la permanenza in loco, prenotando alberghi e mezzi di trasporto (treno, aereo, auto a nolo), utilizzando tipologie di pagamento adeguate (pre-pagato, voucher, carta di credito aziendale, etc.). Consultare mappe cartacee ed elettroniche, raccogliere e organizzare le informazioni logistiche. Assistere e supportare il manager dall'ufficio durante il viaggio.

                    Titolo: Utilizzare strumenti di gestione del tempo

                    Obiettivo: Organizzare in modo efficiente l'impiego del tempo di lavoro, in particolare per quanto riguarda gli impegni del proprio responsabile

                    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.03 (ex ADA.25.230.752) - Realizzazione di attività relative agli affari generali associate:

                      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                      Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
                      • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

                      CONOSCENZE

                      • La gestione dello stress e delle pressioni.
                      • Tecniche di pianificazione e di programmazione del tempo di lavoro.
                      • La definizione delle priorità, la gestione di urgenze ed imprevisti.
                      • Tipologie del tempo di lavoro: routine, innovazione e pronto intervento.
                      • Modalità organizzative di un'agenda di lavoro.

                      ABILITÀ/CAPACITÀ

                      • Gestire impegni ed appuntamenti per conto terzi Facilitare il rispetto di impegni e scadenze aggiornando con precisione e puntualità dell'agenda di lavoro del proprio responsabile. Programmare le attività, elaborando piani di lavoro a breve e medio termine, in relazione al proprio lavoro ed a quello del proprio responsabile. Determinare priorità operative tenendo conto delle scadenze in programma e delle eventuali emergenze ed imprevisti verificatisi in corso d'opera. Garantire che, nel caso in cui sia necessario disdire o rimandare appuntamenti o riunioni, i diretti interessati vengano informati con il maggior anticipo possibile.

                      Titolo: Gestire/supportare processi di emanazione e/o partecipazione a gare e appalti

                      Obiettivo: Collaborare, laddove richiesto, al processo di partecipazione a gare e appalti o fornire supporto al processo di emanazione di bandi, gare d'appalto e acquisizione forniture

                      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.03 (ex ADA.25.230.752) - Realizzazione di attività relative agli affari generali associate:

                      Risultato atteso:RA3: Gestire il processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall’analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti
                      • Analisi e valutazione dei disciplinari di gara
                      • Gestione dei contatti con enti pubblici e privati che emettono bandi o gare di appalto o interessati a bandi emessi
                      • Predisposizione della documentazione formale, amministrativa e tecnica, richiesta nei disciplinari di gara o per lo svolgimento di gare
                      • Supporto alla redazione di contratti e degli atti necessari alle fasi di stipula
                      • Monitoraggio delle opportunità offerte in bandi di gara e appalti

                      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                        CONOSCENZE

                        • Modalità di partecipazione
                        • Modalità di emanazione
                        • Procedure di affidamento di lavori, servizi e forniture, caratteristiche, elementi, normativa

                        ABILITÀ/CAPACITÀ

                        • Collaborare al processo di partecipazione a gare e appalti Fornire supporto nel processo di partecipazione a gare e appalti, a partire dall'analisi delle opportunità offerte e dalla valutazione dei disciplinari di gara, predisponendo la documentazione amministrativa e tecnica richiesta, gestendo i rapporti con gli enti offerenti e supportando i soggetti preposti alla fase di redazione e stipula dei contratti
                        • Collaborare al processo di emanazione di bandi, gare d'appalto e acquisizione forniture. Curare le procedure di emanazione di bandi, gare d'appalto e acquisizione forniture, supportando gli uffici preposti nella verifica della correttezza e del rispetto della normativa vigente, redigendo disciplinari.


                        Codice Titolo
                        4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria
                        4.1.1.2.0 Addetti agli affari generali

                        Codice Ateco Titolo Ateco
                        82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio
                        69.10.10 Attività degli studi legali