Addetto qualificato alla segreteria



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Umbria
Competenze

Titolo: Esercitare un'attività lavorativa in forma dipendente o autonoma

Obiettivo: Comprendere e gestire gli aspetti contrattuali e fiscali di una prestazione professionale resa in forma di lavoro dipendente o autonomo.

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    CONOSCENZE

    • Elementi di diritto del lavoro, con particolare riferimento alle caratteristiche delle più frequenti tipologie di contratto di lavoro dipendente, autonomo e parasubordinato.
    • Format tipo di contratto.
    • Principi relativi alla responsabilità civile e penale dei prestatori.
    • Aspetti contrattualistici, fiscali e previdenziali. Obblighi di tenuta contabile, in ragione delle diverse possibili forme di esercizio.
    • Elementi di normativa fiscale, con particolare riferimento all'esercizio di lavoro autonomo.

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • Definire gli aspetti contrattuali della prestazione professionale:- verificare l'applicabilità e la correttezza del contratto di lavoro in rapporto al tipo di prestazione richiesta.
    • Comprendere gli adempimenti necessari al corretto esercizio di un contratto di lavoro autonomo o parasubordinato:- gestire le procedure necessarie all'avvio di un'attività professionale autonoma o parasubordinata- gestire gli adempimenti fiscali e previdenziali obbligatori per l'esercizio dell'attività in oggetto.

    Titolo: Interagire con le altre risorse professionali operative sul luogo di lavoro

    Obiettivo: Interagire con le risorse professionali interne ed esterne coinvolte in maniera più o meno diretta nella realizzazione delle attività di riferimento.

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

      CONOSCENZE

      • Concetti di gruppo, posizione, ruolo, comportamenti individuali e collettivi, dinamiche di gruppo, clima organizzativo.
      • Comportamenti spontanei in situazione di stress e loro modalità di indirizzo e governo.

      ABILITÀ/CAPACITÀ

      • COORDINARSI CON LE ALTRE RISORSE PROFESSIONALI COINVOLTE NELL'ATTIVITÀ Coordinarsi con i propri colleghi e lavorare in gruppo in un contesto organizzativo. Recepire le indicazioni operative fornite dal proprio responsabile in merito alla modalità di realizzazione delle attività programmate, assumendo un atteggiamento collaborativo e propositivo. Interagire con risorse professionali interne alla struttura e impiegate in ruoli di responsabilità, dimostrando disponibilità a fornire ogni eventuale informazioni in possesso rispetto allo stato delle attività. Interagire con le risorse professionali esterne, che a vario titolo accedono al luogo di lavoro, in ragione del raggiungimento del comune obiettivo di servizio verso il cliente/beneficiario.

      Titolo: Valutare la qualità del proprio operato nell'ambito dell'erogazione di un servizio

      Obiettivo: Valutare la qualità del proprio operato controllando la corretta applicazione della normativa vigente, il rispetto dei requisiti minimi obbligatori e la conformità alle proprie procedure di qualità.

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

        CONOSCENZE

        • Modalità operative di valutazione della qualità di un servizio.
        • Aspetti di gestione della qualità di un processo di erogazione di servizi.
        • Concetti di qualità promessa, erogata, attesa e percepita.

        ABILITÀ/CAPACITÀ

        • Valutare la qualità del servizio erogato Comprendere e applicare le procedure di qualità interne all'azienda; Percepire il grado di soddisfazione del cliente interno/esterno; Individuare le criticità e proporre interventi di miglioramento.

        Titolo: Esercitare la professione di addetto qualificato alla segreteria

        Obiettivo: Comprendere e gestire gli aspetti caratteristici e normativi propri della prestazione professionale di addetto qualificato alla segreteria.

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

          CONOSCENZE

          • Il ruolo del/la segretario/a.
          • CCNL di riferimento, ove applicabili e format tipo di contratto.
          • Modalità organizzative e di funzionamento di un'impresa.
          • Caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, centralino telefonico, etc.).

          ABILITÀ/CAPACITÀ

          • DEFINIRE LE CONDIZIONI DELLA PRESTAZIONE PROFESSIONALE DI ADDETTO QUALIFICATO ALLA SEGRETERIA Negoziare le condizioni della prestazione professionale, a partire dal sistema contrattuale applicabile e dagli incentivi economici a disposizione del committente. Stipulare i diversi contratti di prestazione, nel rispetto delle norme civilistiche e fiscali – generali e specifiche – applicabili.
          • CONOSCERE E COMPRENDERE LE CARATTERISTICHE DELLA PRESTAZIONE PROFESSIONALE DI ADDETTO QUALIFICATO ALLA SEGRETERIA Conoscere e comprendere le caratteristiche di un'impresa e dei diversi ruoli professionali ivi operanti (attività di riferimento, livelli di responsabilità, etc.), prestando particolare attenzione alle relazioni con il proprio. Conoscere e comprendere l'evoluzione del lavoro in ambito segretariale/amministrativo.

          Titolo: Gestire le relazioni e le comunicazioni in presenza e telefoniche

          Obiettivo: Gestire le relazioni telefoniche, filtrando e trasmettendo comunicazioni e messaggi; curare i rapporti diretti con interlocutori interni ed esterni all'azienda.

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

          Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
          • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
          • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
          • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

          CONOSCENZE

          • Modelli teorici di comunicazione (tecniche di comunicazione telefonica e verbale).
          • Fondamentali psicologici utili alla comprensione delle dinamiche relazionali riguardo le differenti tipologie di interlocutore.
          • Competenza linguistica al livello B1, per la lingua inglese o altra lingua straniera.

          ABILITÀ/CAPACITÀ

          • COMUNICARE IN PRESENZA ED AL TELEFONO, ADOTTANDO STILI DI COMPORTAMENTO IMPRONTATI ALLA CORDIALITÀ ED ALLA CORTESIA Riconoscere le varie tipologie di interlocutori ed utilizzare codici e modalità di interazione diversi(in presenza ed a telefono), a seconda delle loro caratteristiche. Ascoltare e decodificare il contenuto della comunicazione e, se necessario, prendere nota dei messaggi chiedendo riscontro al fine di verificarne la corretta comprensione. Accogliere clienti/fornitori in presenza o al telefono quindi indirizzarli ai referenti del caso e, se necessario, filtrare i contatti inopportuni. Saper fornire chiare informazioni e precise. Gestire lamentele e situazioni critiche.
          • COMUNICARE IN UNA LINGUA STRANIERA CON LE DIVERSE TIPOLOGIE DI CLIENTI Comunicare oralmente, in presenza o a telefono, al livello B1 del PEL – Portafoglio Europeo delle Lingue.

          Titolo: Produrre testi scritti e gestire la corrispondenza

          Obiettivo: Produrre testi scritti di vario tipo (lettere, comunicati, moduli, tabelle, grafici, verbali, etc.) e gestire la corrispondenza in entrata ed in uscita .

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

          Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
          • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
          • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
          • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

          Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
          • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
          • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
          • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

          CONOSCENZE

          • Elementi di informatica ed uso del pc.
          • Principali software per la redazione di testi e tabelle e l'organizzazione di archivi elettronici.
          • Internet e posta elettronica.
          • Procedure relative alle norme sulla tutela della privacy e sulla sicurezza dei dati.
          • Tecniche di redazione della corrispondenza e modalità di funzionamento del protocollo.

          ABILITÀ/CAPACITÀ

          • ELABORARE DOCUMENTI SCRITTI SECONDO LO STANDARD VIGENTE IN AZIENDA UTILIZZANDO I PIÙ DIFFUSI SOFTWARE PER L'AUTOMAZIONE D'UFFICIO Redigere, modificare e formattare documenti di vario tipo in maniera conforme allo scopo dello scritto ed alle caratteristiche del destinatario, utilizzando i più diffusi software applicativi. Redigere resoconti di riunioni, adottando uno stile ed una forma coerente al contesto d'uso ed ai destinatari (verbali interni, rapporti pubblici, etc.). Raccogliere, se richiesto, dati ed informazioni relativi all'attività del proprio servizio/settore in vista di eventuali pubblicazioni e rapporti, applicando la normativa vigente in materia di tutela della privacy e sicurezza dei dati. Garantire che la documentazione venga gestita con adeguati sistemi di archiviazione che ne consentano la conservazione ed il recupero da parte di tutti gli interessati.
          • GESTIRE LA CORRISPONDENZA IN ENTRATA ED IN USCITA, ASSICURANDO LA TRASMISSIONE DI TESTI CARTACEI O ELETTRONICI DA E VERSO L'INTERNO Conoscere e comprendere le caratteristiche dei flussi informativi all'interno della propria azienda così da poter recapitare la corrispondenza interna/esterna ai diretti interessati. Evadere la corrispondenza del proprio responsabile/servizio/settore, utilizzando i più diffusi strumenti di comunicazione commerciale (ad es., e-mail, fax, corrieri, etc.). Tracciare le comunicazioni in entrata ed uscita, mantenendo aggiornato il protocollo della corrispondenza.

          Titolo: Trattare documenti a supporto di attività amministrativo-contabili

          Obiettivo: Redigere la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili e, se richiesto, di gestione dei libri sociali. Predisporre verbali di adunanza e deliberazione dell'Assemblea, del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale.

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

          Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
          • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

          CONOSCENZE

          • Principali documenti amministrativo-contabili.
          • Modalità di archiviazione dei documenti contabili.
          • Gli organi sociali.
          • Modalità di registrazione di prima nota di documenti contabili, anche mediante software di contabilità.
          • Modalità di redazione di verbali di adunanza e di deliberazione degli organi sociali.
          • Modalità di tenuta dei libri sociali.

          ABILITÀ/CAPACITÀ

          • GESTIRE I LIBRI SOCIALI Garantire l'aggiornamento dei libri sociali. Predisporre i verbali di adunanza e deliberazione dell'Assemblea, del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale.
          • COLLABORARE ALLA REALIZZAZIONE DEGLI ADEMPIMENTI AMMINISTRATIVI E CONTABILI Trattare documenti amministrativo-contabili, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, fatture, bolle, etc.). Distinguere gli elementi costitutivi di un documento contabile per le eventuali operazioni di archiviazione e registrazione. Conoscere e sapere applicare tecniche di archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili con il supporto di software specifici.

          Titolo: Gestire una agenda di lavoro

          Obiettivo: Organizzare l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi.

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

          Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
          • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

          Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
          • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
          • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
          • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

          CONOSCENZE

          • Elementi di time management.
          • Modalità organizzative di un'agenda di lavoro.

          ABILITÀ/CAPACITÀ

          • GARANTIRE L'AGGIORNAMENTO COSTANTE DELL'AGENDA DI LAVORO DEL PROPRIO RESPONSABILE Gestire impegni ed appuntamenti per conto terzi. Programmare e seguire le attività e le scadenze sia in relazione al proprio lavoro che in relazione a quello del proprio responsabile. Individuare e stabilire priorità operative con l'ausilio di un piano di lavoro a breve, medio e lungo termine.

          Titolo: Lavorare in sicurezza in ambiente d'ufficio

          Obiettivo: Rispettare le norme relative alla sicurezza sul luogo di lavoro (ufficio).

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

            CONOSCENZE

            • Normative vigenti in materia di sicurezza, prevenzione infortuni, prevenzione incendi e igiene del lavoro, urbanistica, anche con riferimento agli obblighi previsti dal T.U.81/08 Fattori di rischio professionale ed ambientale, e successive disposizioni in

            ABILITÀ/CAPACITÀ

            • PREVENIRE E RIDURRE IL RISCHIO PROFESSIONALE, AMBIENTALE E DEL BENEFICIARIO Adottare stili e comportamenti idonei alla prevenzione e riduzione del rischio professionale ed ambientale. Adottare comportamenti per la prevenzione del rischio elettrico e derivante da uso di videoterminali. Adottare comportamenti per la prevenzione degli incendi.


            Codice Titolo
            4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria

            Codice Ateco Titolo Ateco
            82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio