OPERATORE AMMINISTRATIVO SEGRETARIALE



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Veneto
Competenze

Titolo: GESTIRE I FLUSSI INFORMATIVI E COMUNICATIVI

Obiettivo: Informazioni e comunicazioni acquisite, archiviate e trasmesse.

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
  • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
  • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
  • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
  • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
  • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste
  • Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
  • Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
  • Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
  • Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
  • Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
  • Tenuta e gestione dei registri elettronici

Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

    CONOSCENZE

    • – Elementi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni – Principali riferimenti normativi in materia di sicurezza dei dati e di tutela delle privacy – Tipologia, caratteristiche e funzionalità delle principali attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, …) – Tecniche di gestione della comunicazione e della relazione – Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei servizi internet (navigazione, motori di ricerca, posta elettronica, …) – Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali software applicativi di comunicazione e archiviazione digitale – Tecniche di archiviazione e classificazione manuale e digitali di documenti e dati

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • – Adottare I mezzi per il ricevimento, la trasmissione e lo smistamento delle comunicazioni interne ed esterne (telefono, fax, e-mail, PEC, ecc.) avendo cura delle dotazioni in uso – Applicare procedure e normative per garantire la sicurezza dei dati nel rispetto delle diverse fasi di lavoro – Applicare tecniche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti cartacei e/o elettronici – Adottare modalità di comunicazione anche digitali per la gestione delle relazioni interne ed esterne all'azienda – Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita – Identificare modalità per rimuovere ostacoli nelle relazioni comunicative interne ed esterne all'azienda

    Titolo: REALIZZARE LA SISTEMATIZZAZIONE DI COMUNICAZIONI E DOCUMENTI

    Obiettivo: Documenti redatti correttamente nei contenuti e nella forma grafica

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
    • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
    • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
    • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

    Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
    • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
    • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
    • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
    • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
    • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

        CONOSCENZE

        • – Comunicazione professionale in lingua inglese – Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali applicativi per la redazione di testi e presentazioni – Tecniche di comunicazione scritta – Tipologia e caratteristiche dei diversi documenti (lettere commerciali, report, presentazioni, …) – Elementi di rappresentazione grafica applicati alla formalizzazione di dati ed informazioni

        ABILITÀ/CAPACITÀ

        • – Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni, … – Adottare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni – Comprendere ed interpretare linguaggio e significati della comunicazione scritta e orale anche in lingua inglese – Valutare la correttezza e la rispondenza degli output con gli obiettivi di comunicazione definiti – Realizzare la trascrizione di testi a partire da registrazioni o comunicazioni verbali

        Titolo: REALIZZARE IL TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVO CONTABILI

        Obiettivo: Documenti amministrativo contabili correttamente emessi, registrati ed archiviati

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

        Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
        • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

            Risultato atteso:RA1: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile (generale ed analitica), verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti
            • Aggiornamento delle scritture di contabilità di bilancio
            • Aggiornamento delle scritture di contabilità generale e di contabilità analitica
            • Realizzazione delle registrazioni relative alla contabilità clienti e fornitori
            • Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.)

            Risultato atteso:RA2: Provvedere all’emissione e alla registrazione delle fatture attive e passive, curandone la corretta archiviazione
            • Gestione del sistema di emissione di fatture attive
            • Registrazione e archiviazione delle fatture passive
            • Gestione degli archivi amministrativi

            CONOSCENZE

            • – Principali documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione – Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali applicativi per il trattamento dei documenti amministrativo contabili – Elementi relativi ai principali riferimenti normativi in materia di amministrazione e contabilità aziendale – Adempimenti amministrativi e monetari relativi alla gestione di incassi e pagamenti – Elementi di amministrazione aziendale – Elementi di amministrazione del personale

            ABILITÀ/CAPACITÀ

            • – Distinguere gli elementi costitutivi di un documento amministrativo contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione – Applicare tecniche di registrazione e archiviazione di documenti amministrativo contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici – Adottare procedure manuali e informatizzate per la redazione ed emissione dei documenti di vendita e acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture, …) – Applicare procedure per effettuare incassi e pagamenti anche con servizi e strumenti informatici e telematici, valutando la correttezza delle transazioni economiche – Verificare la correttezza della documentazione prodotta e ricevuta

            Titolo: PREDISPORRE L'ORGANIZZAZIONE OPERATIVA DI RIUNIONI ED EVENTI DI LAVORO

            Obiettivo: Riunioni, trasferte ed eventi di lavoro organizzati secondo le esigenze e le richieste esplicitate.

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

            Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
            • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

            Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
            • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

            Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
            • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
            • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
            • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

              Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

                Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

                  CONOSCENZE

                  • – Tecniche e strumenti di time management – Tecniche e strumenti di pianificazione delle attività – Tipologia e caratteristiche dei servizi per viaggi di lavoro – Tipologia, caratteristiche e funzionalità delle strumentazioni e degli ambienti per riunioni ed eventi di lavoro – Tecniche e strumenti per la prenotazione di biglietti, pernottamenti e servizi connessi alle trasferte, alle riunioni ed agli eventi di lavoro – Tecniche e strumenti di gestione di agende cartacei e digitali

                  ABILITÀ/CAPACITÀ

                  • – Individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro – Definire ambienti e strumentazioni adeguati a riunioni ed eventi in coerenza con le politiche e le strategie aziendali – Distinguere costi e ricavi a preventivo per la verifica dei budget a disposizione per le trasferte, riunioni ed eventi di lavoro – Adottare procedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti – Definire ed aggiornare agende e calendario degli appuntamenti


                  Codice Titolo
                  4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria
                  4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
                  4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati
                  4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate
                  4.1.1.3.0 Addetti al protocollo e allo smistamento di documenti
                  4.3.2.1.0 Addetti alla contabilit

                  Codice Ateco Titolo Ateco
                  82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio
                  69.20.12 Servizi forniti da ragionieri e periti commerciali