OPERATORE AMMINISTRATIVO SEGRETARIALE



Competenze

Titolo: GESTIRE I FLUSSI INFORMATIVI E COMUNICATIVI

Obiettivo: Informazioni e comunicazioni acquisite, archiviate e trasmesse.

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
  • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
  • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
  • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
  • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
  • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste
  • Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
  • Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
  • Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
  • Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
  • Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
  • Tenuta e gestione dei registri elettronici

Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

    CONOSCENZE

    • – Elementi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni – Principali riferimenti normativi in materia di sicurezza dei dati e di tutela delle privacy – Tipologia, caratteristiche e funzionalità delle principali attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, …) – Tecniche di gestione della comunicazione e della relazione – Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei servizi internet (navigazione, motori di ricerca, posta elettronica, …) – Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali software applicativi di comunicazione e archiviazione digitale – Tecniche di archiviazione e classificazione manuale e digitali di documenti e dati

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • – Adottare I mezzi per il ricevimento, la trasmissione e lo smistamento delle comunicazioni interne ed esterne (telefono, fax, e-mail, PEC, ecc.) avendo cura delle dotazioni in uso – Applicare procedure e normative per garantire la sicurezza dei dati nel rispetto delle diverse fasi di lavoro – Applicare tecniche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti cartacei e/o elettronici – Adottare modalità di comunicazione anche digitali per la gestione delle relazioni interne ed esterne all'azienda – Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita – Identificare modalità per rimuovere ostacoli nelle relazioni comunicative interne ed esterne all'azienda

    Titolo: REALIZZARE LA SISTEMATIZZAZIONE DI COMUNICAZIONI E DOCUMENTI

    Obiettivo: Documenti redatti correttamente nei contenuti e nella forma grafica

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
    • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
    • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
    • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

    Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
    • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
    • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
    • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
    • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
    • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

        CONOSCENZE

        • – Comunicazione professionale in lingua inglese – Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali applicativi per la redazione di testi e presentazioni – Tecniche di comunicazione scritta – Tipologia e caratteristiche dei diversi documenti (lettere commerciali, report, presentazioni, …) – Elementi di rappresentazione grafica applicati alla formalizzazione di dati ed informazioni

        ABILITÀ/CAPACITÀ

        • – Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni, … – Adottare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni – Comprendere ed interpretare linguaggio e significati della comunicazione scritta e orale anche in lingua inglese – Valutare la correttezza e la rispondenza degli output con gli obiettivi di comunicazione definiti – Realizzare la trascrizione di testi a partire da registrazioni o comunicazioni verbali

        Titolo: REALIZZARE IL TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVO CONTABILI

        Obiettivo: Documenti amministrativo contabili correttamente emessi, registrati ed archiviati

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

        Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
        • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

            Risultato atteso:RA1: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile (generale ed analitica), verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti
            • Aggiornamento delle scritture di contabilità di bilancio
            • Aggiornamento delle scritture di contabilità generale e di contabilità analitica
            • Realizzazione delle registrazioni relative alla contabilità clienti e fornitori
            • Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.)

            Risultato atteso:RA2: Provvedere all’emissione e alla registrazione delle fatture attive e passive, curandone la corretta archiviazione
            • Gestione del sistema di emissione di fatture attive
            • Registrazione e archiviazione delle fatture passive
            • Gestione degli archivi amministrativi

            CONOSCENZE

            • – Principali documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione – Tipologia, caratteristiche e funzionalità dei principali applicativi per il trattamento dei documenti amministrativo contabili – Elementi relativi ai principali riferimenti normativi in materia di amministrazione e contabilità aziendale – Adempimenti amministrativi e monetari relativi alla gestione di incassi e pagamenti – Elementi di amministrazione aziendale – Elementi di amministrazione del personale

            ABILITÀ/CAPACITÀ

            • – Distinguere gli elementi costitutivi di un documento amministrativo contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione – Applicare tecniche di registrazione e archiviazione di documenti amministrativo contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici – Adottare procedure manuali e informatizzate per la redazione ed emissione dei documenti di vendita e acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture, …) – Applicare procedure per effettuare incassi e pagamenti anche con servizi e strumenti informatici e telematici, valutando la correttezza delle transazioni economiche – Verificare la correttezza della documentazione prodotta e ricevuta

            Titolo: PREDISPORRE L'ORGANIZZAZIONE OPERATIVA DI RIUNIONI ED EVENTI DI LAVORO

            Obiettivo: Riunioni, trasferte ed eventi di lavoro organizzati secondo le esigenze e le richieste esplicitate.

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

            Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
            • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

            Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
            • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

            Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
            • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
            • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
            • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

              Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

                Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

                  CONOSCENZE

                  • – Tecniche e strumenti di time management – Tecniche e strumenti di pianificazione delle attività – Tipologia e caratteristiche dei servizi per viaggi di lavoro – Tipologia, caratteristiche e funzionalità delle strumentazioni e degli ambienti per riunioni ed eventi di lavoro – Tecniche e strumenti per la prenotazione di biglietti, pernottamenti e servizi connessi alle trasferte, alle riunioni ed agli eventi di lavoro – Tecniche e strumenti di gestione di agende cartacei e digitali

                  ABILITÀ/CAPACITÀ

                  • – Individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro – Definire ambienti e strumentazioni adeguati a riunioni ed eventi in coerenza con le politiche e le strategie aziendali – Distinguere costi e ricavi a preventivo per la verifica dei budget a disposizione per le trasferte, riunioni ed eventi di lavoro – Adottare procedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti – Definire ed aggiornare agende e calendario degli appuntamenti


                  Codice Titolo
                  4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria
                  4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
                  4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati
                  4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate
                  4.1.1.3.0 Addetti al protocollo e allo smistamento di documenti
                  4.3.2.1.0 Addetti alla contabilit

                  Codice Ateco Titolo Ateco
                  82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio
                  69.20.11 Servizi forniti da commercialisti
                  69.20.12 Servizi forniti da esperti contabili