OPERATORE AMMINISTRATIVO-SEGRETARIALE



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Emilia-Romagna
Competenze

Titolo: Gestione flussi informativi e comunicativi

Obiettivo: Informazioni e comunicazioni acquisite, archiviate e trasmesse

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
  • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
  • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
  • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
  • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
  • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
  • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
  • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
  • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste
  • Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
  • Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
  • Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
  • Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
  • Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
  • Tenuta e gestione dei registri elettronici

Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

    CONOSCENZE

    • principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni
    • principali attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.)
    • tecniche di comunicazione scritta verbale e digitale
    • servizi internet (navigazione, motori di ricerca posta elettronica, ecc.)
    • funzionalità dei principali software applicativi, strumenti di comunicazione e archiviazione digitale
    • tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati
    • normative di riferimento sulla sicurezza dei dati
    • principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
    • la sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • adottare i mezzi per il ricevimento, la trasmissione e lo smistamento delle comunicazioni interne ed esterne (telefono, fax, e- mail, pec, ecc.) avendo cura delle dotazioni in uso
    • applicare procedure e normative per garantire la sicurezza dei dati nel rispetto delle diverse fasi di lavoro
    • applicare tecniche di protocollo, classificazione e archiviazione dei documenti cartacei e/o elettronici
    • adottare modalità di comunicazione anche digitali per la gestione delle relazioni interne ed esterne all'azienda

    Titolo: Sistematizzazione comunicazioni e documenti

    Obiettivo: Documenti redatti correttamente nei contenuti e nella forma grafica

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
    • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
    • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
    • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

    Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
    • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
    • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
    • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
    • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
    • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

    Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
    • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
    • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

    Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
    • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
    • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

        CONOSCENZE

        • terminologia tecnica specifica del settore in lingua inglese
        • inglese commerciale: concetti base
        • servizi internet (navigazione, motori di ricerca posta elettronica, ecc.)
        • principali attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.)
        • funzionalità dei principali software applicativi, strumenti di comunicazione e archiviazione digitale
        • tecniche di comunicazione scritta verbale e digitale
        • principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
        • la sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)

        ABILITÀ/CAPACITÀ

        • applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d'uso comune
        • adottare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
        • comprendere e interpretare linguaggio e significati della comunicazione scritta e orale anche in lingua inglese
        • valutare la correttezza e la rispondenza degli output con gli obiettivi comunicazionali definiti

        Titolo: Trattamento documenti amministrativo-contabili

        Obiettivo: Documenti contabili correttamente emessi registrati e archiviati

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

        Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
        • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

        Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
        • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
        • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

        Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
        • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
        • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

          Risultato atteso:RA1: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile (generale ed analitica), verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti
          • Aggiornamento delle scritture di contabilità di bilancio
          • Aggiornamento delle scritture di contabilità generale e di contabilità analitica
          • Realizzazione delle registrazioni relative alla contabilità clienti e fornitori
          • Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.)

          Risultato atteso:RA2: Provvedere all’emissione e alla registrazione delle fatture attive e passive, curandone la corretta archiviazione
          • Gestione del sistema di emissione di fatture attive
          • Registrazione e archiviazione delle fatture passive
          • Gestione degli archivi amministrativi

          CONOSCENZE

          • principali documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione
          • tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati
          • funzionalità dei principali software applicativi, strumenti di comunicazione e archiviazione digitale
          • normative di riferimento in ambito amministrativo-contabile
          • principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
          • la sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)

          ABILITÀ/CAPACITÀ

          • distinguere gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione
          • applicare tecniche di acquisizione, registrazione e archiviazione di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
          • adottare procedure manuali e informatizzate per la redazione ed emissione dei documenti di vendita e acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture, ecc.)
          • applicare le procedure per effettuare incassi e pagamenti anche con servizi e strumenti informatici e telematici valutando la correttezza delle transazioni economiche eseguite

          Titolo: Organizzazione riunioni ed eventi di lavoro

          Obiettivo: Riunioni ed eventi di lavoro configurati secondo i bisogni e le richieste esplicitate

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

          Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
          • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

          Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
          • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

          Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
          • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
          • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
          • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

              Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

                CONOSCENZE

                • terminologia tecnica specifica del settore in lingua inglese
                • tecniche di time management
                • principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni
                • servizi internet (navigazione, motori di ricerca posta elettronica, ecc.)
                • tecniche di comunicazione scritta verbale e digitale
                • principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
                • la sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)

                ABILITÀ/CAPACITÀ

                • individuare e riconoscere disponibilità e urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro
                • definire ambienti e strumentazioni adeguati a riunioni ed eventi in coerenza con le politiche e le strategie aziendali
                • distinguere costi e ricavi a preventivo per la verifica del budget a disposizione per trasferte, riunioni ed eventi di lavoro
                • adottare procedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti


                Codice Titolo
                4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria
                4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
                4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati
                4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate
                4.1.1.3.0 Addetti al protocollo e allo smistamento di documenti
                4.3.2.1.0 Addetti alla contabilit

                Codice Ateco Titolo Ateco
                82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio
                69.20.11 Servizi forniti da commercialisti
                69.20.12 Servizi forniti da esperti contabili