OPERATORE AMMINISTRATIVO-SEGRETARIALE



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Emilia-Romagna
Competenze

Titolo: Gestione flussi informativi e comunicativi

Obiettivo: Informazioni e comunicazioni acquisite, archiviate e trasmesse

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
  • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
  • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
  • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
  • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
  • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
  • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
  • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
  • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste
  • Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
  • Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
  • Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
  • Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
  • Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
  • Tenuta e gestione dei registri elettronici

Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

    CONOSCENZE

    • principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni
    • principali attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.)
    • tecniche di comunicazione scritta verbale e digitale
    • servizi internet (navigazione, motori di ricerca posta elettronica, ecc.)
    • funzionalità dei principali software applicativi, strumenti di comunicazione e archiviazione digitale
    • tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati
    • normative di riferimento sulla sicurezza dei dati
    • principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
    • la sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • adottare i mezzi per il ricevimento, la trasmissione e lo smistamento delle comunicazioni interne ed esterne (telefono, fax, e- mail, pec, ecc.) avendo cura delle dotazioni in uso
    • applicare procedure e normative per garantire la sicurezza dei dati nel rispetto delle diverse fasi di lavoro
    • applicare tecniche di protocollo, classificazione e archiviazione dei documenti cartacei e/o elettronici
    • adottare modalità di comunicazione anche digitali per la gestione delle relazioni interne ed esterne all'azienda

    Titolo: Sistematizzazione comunicazioni e documenti

    Obiettivo: Documenti redatti correttamente nei contenuti e nella forma grafica

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
    • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
    • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
    • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

    Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
    • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
    • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
    • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
    • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
    • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

    Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
    • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
    • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

    Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
    • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
    • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

        CONOSCENZE

        • terminologia tecnica specifica del settore in lingua inglese
        • inglese commerciale: concetti base
        • servizi internet (navigazione, motori di ricerca posta elettronica, ecc.)
        • principali attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.)
        • funzionalità dei principali software applicativi, strumenti di comunicazione e archiviazione digitale
        • tecniche di comunicazione scritta verbale e digitale
        • principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
        • la sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)

        ABILITÀ/CAPACITÀ

        • applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d'uso comune
        • adottare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
        • comprendere e interpretare linguaggio e significati della comunicazione scritta e orale anche in lingua inglese
        • valutare la correttezza e la rispondenza degli output con gli obiettivi comunicazionali definiti

        Titolo: Trattamento documenti amministrativo-contabili

        Obiettivo: Documenti contabili correttamente emessi registrati e archiviati

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

        Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
        • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

        Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
        • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
        • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

        Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
        • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
        • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

          Risultato atteso:RA1: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile (generale ed analitica), verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti
          • Aggiornamento delle scritture di contabilità di bilancio
          • Aggiornamento delle scritture di contabilità generale e di contabilità analitica
          • Realizzazione delle registrazioni relative alla contabilità clienti e fornitori
          • Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.)

          Risultato atteso:RA2: Provvedere all’emissione e alla registrazione delle fatture attive e passive, curandone la corretta archiviazione
          • Gestione del sistema di emissione di fatture attive
          • Registrazione e archiviazione delle fatture passive
          • Gestione degli archivi amministrativi

          CONOSCENZE

          • principali documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione
          • tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati
          • funzionalità dei principali software applicativi, strumenti di comunicazione e archiviazione digitale
          • normative di riferimento in ambito amministrativo-contabile
          • principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
          • la sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)

          ABILITÀ/CAPACITÀ

          • distinguere gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione
          • applicare tecniche di acquisizione, registrazione e archiviazione di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
          • adottare procedure manuali e informatizzate per la redazione ed emissione dei documenti di vendita e acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture, ecc.)
          • applicare le procedure per effettuare incassi e pagamenti anche con servizi e strumenti informatici e telematici valutando la correttezza delle transazioni economiche eseguite

          Titolo: Organizzazione riunioni ed eventi di lavoro

          Obiettivo: Riunioni ed eventi di lavoro configurati secondo i bisogni e le richieste esplicitate

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

          Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
          • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

          Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
          • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

          Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
          • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
          • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
          • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

              Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

                CONOSCENZE

                • terminologia tecnica specifica del settore in lingua inglese
                • tecniche di time management
                • principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni
                • servizi internet (navigazione, motori di ricerca posta elettronica, ecc.)
                • tecniche di comunicazione scritta verbale e digitale
                • principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
                • la sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)

                ABILITÀ/CAPACITÀ

                • individuare e riconoscere disponibilità e urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro
                • definire ambienti e strumentazioni adeguati a riunioni ed eventi in coerenza con le politiche e le strategie aziendali
                • distinguere costi e ricavi a preventivo per la verifica del budget a disposizione per trasferte, riunioni ed eventi di lavoro
                • adottare procedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti


                Codice Titolo
                4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria
                4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
                4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati
                4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate
                4.1.1.3.0 Addetti al protocollo e allo smistamento di documenti
                4.3.2.1.0 Addetti alla contabilit

                Codice Ateco Titolo Ateco
                82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio
                69.20.12 Servizi forniti da ragionieri e periti commerciali