TECNICO ORGANIZZAZIONE EVENTI
SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Abruzzo
Competenze
Titolo: Ideare e progettare un evento
Obiettivo: Ideare il concept di un evento descrivendo mission, vision ed obiettivi e definendo le scelte in termini di timing, location, budget, logistica, allestimento e comunicazione necessari alla valutazione della sua fattibilità
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.13 (ex ADA.25.225.731) - Sviluppo della comunicazione e gestione di campagne promozionali associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:
Risultato atteso:RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie- Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
- Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale
- Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
- Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)
- Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.)
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:
Risultato atteso:RA1: Progettare l’evento fieristico/espositivo, definendo gli elementi fondamentali dello stesso (budget, target, concept, presenze previste, tempi di esposizione, logistica, gestione degli allestimenti, ecc.)- Progettazione dell'evento fieristico/espositivo (es. individuazione settori merceologici, contenuti, tempi, luoghi, ecc.)
- Ricerca dei soggetti interessati a fruire dell'evento fieristico/espositivo
- Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, materiale allestimento, personale, ecc.)
CONOSCENZE
- Elementi di marketing strategico e operativo
- Tecniche di segmentazione dei consumatori
- Classificazione e tipologie di eventi
- Elementi di amministrazione e gestione economica e finanziaria
- Strumenti operativi di valutazione costi/benefici
- Concetti chiave e applicazione del fundraising e fundraising relazionale
- Principi e strategie di co-marketing e sponsorizzazione
- Principi e tecniche di negoziazione
- Politiche di pricing e tecniche di budgeting
- Lingua inglese
- Seconda lingua straniera
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Analizzare il contesto di riferimento e definire gli obiettivi, la tipologia di evento ed i servizi adeguati a soddisfare le richieste della committenza
- Analizzare i soggetti potenzialmente interessati a fruire dell'evento al fine di valutarne la sostenibilità in termini di attrattività e redditività
- Raccogliere dati ed informazioni utili alla progettazione e sostenibilità dell'evento
- Sviluppare il concept dell'evento definendo mission, vision ed obiettivi
- Sviluppare l'idea di massima dell'evento definendone format, contenuti, destinatari timing, location e strategia comunicativa al fine di valutare la fattibilità economica dello stesso (costi/ricavi)
- Definire le esigenze economiche e finanziarie di un evento individuando le possibili fonti di finanziamento
- Prevedere e promuovere accordi di partenariato per intercettare potenziali sostenitori e finanziatori
Titolo: Organizzare un evento
Obiettivo: Organizzare l'evento predisponendo attività, adempimenti burocratici, forniture e risorse umane necessarie e redigendo un piano di Safety & Security nel rispetto della normativa vigente di settore
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.13 (ex ADA.25.225.731) - Sviluppo della comunicazione e gestione di campagne promozionali associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:
Risultato atteso:RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie- Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
- Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale
- Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
- Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)
- Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.)
- Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.)
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:
Risultato atteso:RA2: Predisporre il piano di attività dell’evento (fiera/esposizione), definendo il programma e i servizi da fornire, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie- Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento fieristico/espositivo
- Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale sulla base dei contenuti progettuali
- Coordinamento dei lavori di allestimento
- Cura dei rapporti con gli espositori
CONOSCENZE
- Principi e tecniche di organizzazione del lavoro
- Event management: strumenti e metodi di organizzazione e gestione di un evento
- Principi e tecniche di selezione del personale
- Tecniche di gestione e coordinamento del lavoro di team
- Tecniche di allestimento e principi di design
- Tipologie e materiali di allestimento
- Tipologie e caratteristiche dei servizi tecnici
- Principi e tecniche di visual merchandising
- Principi di gestione strategica del supply chain management
- Tipologie, livelli e tecniche di sponsorizzazione
- Strategie e tecniche di co-markeitng
- Modelli organizzativi, normativa e piano di “Safety & Security
- Testo Unico Leggi Pubblica Sicurezza (TULPS) settore spettacolo
- Principali rischi legati all'uso delle attrezzature
- Principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
- La sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)
- Adempimenti e procedure amministrative per eventi e manifestazioni
- Lingua inglese
- Seconda lingua straniera
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Definire un piano di lavoro dettagliando attività, obiettivi e deadline
- Selezionare le risorse umane ed organizzarle in team di lavoro in relazione alla tipologia di attività distribuendo carichi e compiti di lavoro in relazione agli obiettivi definiti
- Definire le modalità di monitoraggio e valutazione delle attività e del processo organizzativo dell'evento al fine di intercettare in fase di erogazione eventuali scostamenti e poter prevedere azioni correttive o migliorative
- Organizzare il layout degli spazi individuando le soluzioni di allestimento più adeguate agli standard di immagine, funzionalità ed accessibilità a seconda della tipologia di evento, della location, delle aree a disposizione, del numero dei partecipanti previsti
- Individuare i materiali, le attrezzature e le tecnologie necessarie alla realizzazione dell'evento valutando l'opportunità di acquisto o noleggio
- Definire un piano operativo delle attività di allestimento, disallestimento e riordino organizzando le risorse materiali e relazionali necessarie
- Individuare i servizi primarie e secondari necessari alla organizzazione dell'evento, selezionando e formalizzando i rapporti con i fornitori e definendo modalità di erogazione, forniture e dotazioni
- Intercettare le risorse finanziare necessarie alla sostenibilità dell'evento anche attraverso contratti di partnership, sponsorizzazioni o azioni di co-marketing
- Realizzare un piano sicurezza in conformità alla normativa di settore definendo modalità di accesso e deflusso all'area, misure antincendio e di primo soccorso, piano di emergenza ed evacuazione, modalità di allestimento ed esercizio di impianti e installazioni
- Gestire gli adempimenti burocratici necessari alla tipologia di evento verificando la completezza e correttezza delle autorizzazioni necessarie a tutte le fasi di lavoro, attività e servizi previsti nell'ambito dell'evento
- Organizzare una segreteria amministrativa per la gestione di tutti gli adempimenti burocratici amministrativi necessari alla organizzazione di un evento
Titolo: Curare le attività di informazione e di comunicazione di un evento
Obiettivo: Definire l'identità visiva di un evento coordinando le attività di predisposizione e diffusione dei materiali informativi e curando i rapporti con concessionari, mezzi di informazione e stakeholder
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.13 (ex ADA.25.225.731) - Sviluppo della comunicazione e gestione di campagne promozionali associate:
Risultato atteso:RA1: Implementare il piano di comunicazione aziendale, sulla base delle indicazioni strategiche, provvedendo alla definizione delle risorse assegnate e gestendo il budget- Definizione di compiti e funzioni delle risorse impegnate nella realizzazione del piano di comunicazione
- Elaborazione del piano di comunicazione aziendale (interna ed esterna) in funzione delle indicazioni strategiche
- Gestione del budget assegnato alla comunicazione/promozione
- Coordinamento delle attività di predisposizione e diffusione dei materiali a carattere informativo/promozionale
- Cura dei rapporti con i mezzi di informazione
- Organizzazione di iniziative promozionali e di fidelizzazione (es. offerte promozionali, sponsorizzazioni, ecc.)
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:
CONOSCENZE
- Strategie e principi di comunicazione integrata degli eventi
- Principi e tecniche di marketing communication
- I canali di comunicazione : mezzi, strumenti e veicoli
- Principi e caratteristiche di un piano di media marketing
- Le concessionarie pubblicitarie
- Principi e tecniche di pubblicità on line ed off line
- Strategie e tecniche di social media marketing
- Tecniche di comunicazione esterna
- Principi e tecniche di pubbliche relazioni
- Organizzazione di un ufficio stampa: ruoli e attività
- Teorie e tecniche del linguaggio giornalistico
- Strategie e tecniche di content marketing
- Lingua inglese
- Seconda lingua straniera
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Definire la corporate identity ed image dell'evento al fine di creare una strategia di comunicazione visiva dell'evento integrata e riconoscibile verificando che tutti i materiali di comunicazione on line ed off line realizzati e diffusi rispettino gli standard di immagine definiti
- Definire una piano di comunicazione individuando obiettivi, contenuti, mezzi e canali adeguati a promuovere l'evento in relazione al target individuato e alle risorse disponibili
- Prenotare gli spazi pubblicitari in relazione al piano media definito formalizzando gli accordi contrattuali con i concessionari dei mezzi individuati e verificando le uscite
- Suscitare l'aspettativa , mantenere l'attenzione e la memorabilità dell'evento curando la comunicazione prima , durante e dopo l'evento sia on line che off line
- Individuare le attività di merchandising, produzione e distribuzione di gadget promozionali a supporto dell'evento
- Gestire i canali di comunicazione on line elaborando un piano editoriale dei contenuti, un calendario di pubblicazione, modalità e tempistiche di interazione con il pubblico e gestione dei feedback e dei commenti
- Gestire il budget assegnato alle attività di comunicazione e monitorare l'efficacia del piano media in termini di costo/contatto, frequenza, copertura
- Definire compiti e funzioni dello staff addetto alle attività di comunicazione ed informazione distribuendo le mansioni in relazione alle attività ed al timing previsti dal piano di comunicazione
- Capitalizzare il passaparola e la notorietà dell'evento curando le relazioni ed i contatti con gli stakeholders
- Organizzare l'ufficio stampa e le attività di press office al fine di assicurare all'evento una comunicazione puntuale e corretta
- Curare i rapporti con i mezzi di informazione tenendo una mailing listi aggiornata e completa e verificando l'invio puntuale di comunicati ed informazioni durante tutte le fasi dell'evento
Titolo: Implementare e supervisionare un evento
Obiettivo: Curare la gestione operativa dell'evento in relazione a tutti i servizi erogati durante e dopo l'evento verificando la correttezza delle attività e delle tempistiche del team di lavoro in relazione alle mansioni assegnate
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.13 (ex ADA.25.225.731) - Sviluppo della comunicazione e gestione di campagne promozionali associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:
Risultato atteso:RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie- Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
- Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale
- Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
- Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)
- Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.)
- Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.)
- Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.)
Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:
Risultato atteso:RA2: Predisporre il piano di attività dell’evento (fiera/esposizione), definendo il programma e i servizi da fornire, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie- Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento fieristico/espositivo
- Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale sulla base dei contenuti progettuali
- Coordinamento dei lavori di allestimento
- Cura dei rapporti con gli espositori
CONOSCENZE
- Principi e tecniche di gestione e coordinamento del personale
- Principi e tecniche di team building
- Tecniche di problem solving
- Principi e tecniche di negoziazione
- Tecniche di gestione delle relazioni interpersonali
- Modelli e tecniche di rilevazione della soddisfazione
- Lingua inglese
- Seconda lingua straniera
- Testo Unico Leggi Pubblica Sicurezza (TULPS) settore spettacolo
- Principali rischi legati all'uso delle attrezzature
- Principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
- La sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Supervisionare le operazioni di allestimento, disallestimento e riordino delle aree nei tempi e secondo le procedure definite
- Gestire l'accoglienza, la registrazione e gli accessi dei partecipanti secondo le modalità definite
- Monitorare il rispetto del programma dell'evento in termini di servizi , attività e tempistiche
- Coordinare e supervisionare i servizi offerti intervenendo in caso di problematiche, disservizi e segnalazioni
- Curare i rapporti con fornitori ed espositori nel caso di eventi fieristici rilevando eventuali esigenze ed adottando le opportune azioni correttive
- Curare le attività di accoglienza ed accommodation dei relatori nel caso di attività seminariali. convegnistiche e congressuali
- Verificare il corretto funzionamento di impianti e attrezzature tecniche in relazione agli standard di servizio necessari alla tipologia di evento
- Supervisionare le attività di somministrazione cibi e bevande secondo gli standard di servizio definiti e nel rispetto della normativa vigente
- Monitorare le attività dei team di lavoro verificando il corretto svolgimento delle mansioni assegnate alle risorse umane impiegate in relazione ad obiettivi di risultato e tempi assegnati
Codici ISTAT CP2021 associati
| Codice | Titolo |
|---|---|
| 3.3.3.6.2 | Tecnici delle pubbliche relazioni |
| 3.4.1.2.2 | Organizzatori di convegni e ricevimenti |
| 3.4.1.2.1 | Organizzatori di fiere, esposizioni ed eventi culturali |
Codici ISTAT ATECO associati
| Codice Ateco | Titolo Ateco |
|---|---|
| 70.21.00 | Pubbliche relazioni e comunicazione |
| 73.11.01 | Ideazione di campagne pubblicitarie |
| 73.11.02 | Conduzione di campagne di marketing e altri servizi pubblicitari |
| 73.12.00 | Attività delle concessionarie pubblicitarie |
| 82.30.00 | Organizzazione di convegni e fiere |
