TECNICO ORGANIZZAZIONE EVENTI



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Abruzzo
Competenze

Titolo: Ideare e progettare un evento

Obiettivo: Ideare il concept di un evento descrivendo mission, vision ed obiettivi e definendo le scelte in termini di timing, location, budget, logistica, allestimento e comunicazione necessari alla valutazione della sua fattibilità

Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.13 (ex ADA.25.225.731) - Sviluppo della comunicazione e gestione di campagne promozionali associate:

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

    Risultato atteso:RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie
    • Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
    • Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale
    • Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
    • Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)

    Risultato atteso:RA2: Curare i rapporti con i fornitori, organizzando gli aspetti logistici e disponendo le forniture necessarie
    • Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.)

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

    Risultato atteso:RA1: Progettare l’evento fieristico/espositivo, definendo gli elementi fondamentali dello stesso (budget, target, concept, presenze previste, tempi di esposizione, logistica, gestione degli allestimenti, ecc.)
    • Progettazione dell'evento fieristico/espositivo (es. individuazione settori merceologici, contenuti, tempi, luoghi, ecc.)
    • Ricerca dei soggetti interessati a fruire dell'evento fieristico/espositivo
    • Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, materiale allestimento, personale, ecc.)

    CONOSCENZE

    • Processi e tecniche di project management
    • Elementi di marketing strategico e operativo
    • Tecniche di segmentazione dei consumatori
    • Classificazione e tipologie di eventi
    • Tecniche di ricerca e analisi del mercato
    • Elementi di amministrazione e gestione economica e finanziaria
    • Strumenti operativi di valutazione costi/benefici
    • Concetti chiave e applicazione del fundraising e fundraising relazionale
    • Principi e strategie di co-marketing e sponsorizzazione
    • Principi e tecniche di negoziazione
    • Politiche di pricing e tecniche di budgeting
    • Lingua inglese
    • Seconda lingua straniera

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • Analizzare il contesto di riferimento e definire gli obiettivi, la tipologia di evento ed i servizi adeguati a soddisfare le richieste della committenza
    • Analizzare i soggetti potenzialmente interessati a fruire dell'evento al fine di valutarne la sostenibilità in termini di attrattività e redditività
    • Raccogliere dati ed informazioni utili alla progettazione e sostenibilità dell'evento
    • Sviluppare il concept dell'evento definendo mission, vision ed obiettivi
    • Sviluppare l'idea di massima dell'evento definendone format, contenuti, destinatari timing, location e strategia comunicativa al fine di valutare la fattibilità economica dello stesso (costi/ricavi)
    • Definire le esigenze economiche e finanziarie di un evento individuando le possibili fonti di finanziamento
    • Prevedere e promuovere accordi di partenariato per intercettare potenziali sostenitori e finanziatori

    Titolo: Organizzare un evento

    Obiettivo: Organizzare l'evento predisponendo attività, adempimenti burocratici, forniture e risorse umane necessarie e redigendo un piano di Safety & Security nel rispetto della normativa vigente di settore

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.13 (ex ADA.25.225.731) - Sviluppo della comunicazione e gestione di campagne promozionali associate:

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

      Risultato atteso:RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie
      • Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
      • Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale
      • Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
      • Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)

      Risultato atteso:RA3: Curare la gestione operativa dell’evento (in tutte le sue fasi), coordinando l’erogazione di tutti i servizi e le attività post-evento
      • Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.)
      • Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.)

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

      Risultato atteso:RA2: Predisporre il piano di attività dell’evento (fiera/esposizione), definendo il programma e i servizi da fornire, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie
      • Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento fieristico/espositivo
      • Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale sulla base dei contenuti progettuali

      Risultato atteso:RA3: Coordinare i lavori di allestimento degli spazi ed i rapporti con gli espositori, sulla base di un piano operativo, organizzando le risorse materiali e relazionali
      • Coordinamento dei lavori di allestimento
      • Cura dei rapporti con gli espositori

      CONOSCENZE

      • Principi e tecniche di organizzazione del lavoro
      • Event management: strumenti e metodi di organizzazione e gestione di un evento
      • Principi e tecniche di selezione del personale
      • Tecniche di gestione e coordinamento del lavoro di team
      • Tecniche di valutazione e monitoraggio
      • Tecniche di allestimento e principi di design
      • Tipologie e materiali di allestimento
      • Tipologie e caratteristiche dei servizi tecnici
      • Principi e tecniche di visual merchandising
      • Principi di gestione strategica del supply chain management
      • Tipologie, livelli e tecniche di sponsorizzazione
      • Strategie e tecniche di co-markeitng
      • Modelli organizzativi, normativa e piano di “Safety & Security
      • Testo Unico Leggi Pubblica Sicurezza (TULPS) settore spettacolo
      • Principali rischi legati all'uso delle attrezzature
      • Principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
      • La sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)
      • Adempimenti e procedure amministrative per eventi e manifestazioni
      • Lingua inglese
      • Seconda lingua straniera

      ABILITÀ/CAPACITÀ

      • Definire un piano di lavoro dettagliando attività, obiettivi e deadline
      • Selezionare le risorse umane ed organizzarle in team di lavoro in relazione alla tipologia di attività distribuendo carichi e compiti di lavoro in relazione agli obiettivi definiti
      • Definire le modalità di monitoraggio e valutazione delle attività e del processo organizzativo dell'evento al fine di intercettare in fase di erogazione eventuali scostamenti e poter prevedere azioni correttive o migliorative
      • Organizzare il layout degli spazi individuando le soluzioni di allestimento più adeguate agli standard di immagine, funzionalità ed accessibilità a seconda della tipologia di evento, della location, delle aree a disposizione, del numero dei partecipanti previsti
      • Individuare i materiali, le attrezzature e le tecnologie necessarie alla realizzazione dell'evento valutando l'opportunità di acquisto o noleggio
      • Definire un piano operativo delle attività di allestimento, disallestimento e riordino organizzando le risorse materiali e relazionali necessarie
      • Individuare i servizi primarie e secondari necessari alla organizzazione dell'evento, selezionando e formalizzando i rapporti con i fornitori e definendo modalità di erogazione, forniture e dotazioni
      • Intercettare le risorse finanziare necessarie alla sostenibilità dell'evento anche attraverso contratti di partnership, sponsorizzazioni o azioni di co-marketing
      • Realizzare un piano sicurezza in conformità alla normativa di settore definendo modalità di accesso e deflusso all'area, misure antincendio e di primo soccorso, piano di emergenza ed evacuazione, modalità di allestimento ed esercizio di impianti e installazioni
      • Gestire gli adempimenti burocratici necessari alla tipologia di evento verificando la completezza e correttezza delle autorizzazioni necessarie a tutte le fasi di lavoro, attività e servizi previsti nell'ambito dell'evento
      • Organizzare una segreteria amministrativa per la gestione di tutti gli adempimenti burocratici amministrativi necessari alla organizzazione di un evento

      Titolo: Curare le attività di informazione e di comunicazione di un evento

      Obiettivo: Definire l'identità visiva di un evento coordinando le attività di predisposizione e diffusione dei materiali informativi e curando i rapporti con concessionari, mezzi di informazione e stakeholder

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.13 (ex ADA.25.225.731) - Sviluppo della comunicazione e gestione di campagne promozionali associate:

      Risultato atteso:RA1: Implementare il piano di comunicazione aziendale, sulla base delle indicazioni strategiche, provvedendo alla definizione delle risorse assegnate e gestendo il budget
      • Definizione di compiti e funzioni delle risorse impegnate nella realizzazione del piano di comunicazione
      • Elaborazione del piano di comunicazione aziendale (interna ed esterna) in funzione delle indicazioni strategiche
      • Gestione del budget assegnato alla comunicazione/promozione

      Risultato atteso:RA2: Organizzare le iniziative promozionali, coordinando le attività di predisposizione e diffusione dei materiali informativi e curando i rapporti con i mezzi di informazione
      • Coordinamento delle attività di predisposizione e diffusione dei materiali a carattere informativo/promozionale
      • Cura dei rapporti con i mezzi di informazione
      • Organizzazione di iniziative promozionali e di fidelizzazione (es. offerte promozionali, sponsorizzazioni, ecc.)

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

          CONOSCENZE

          • Strategie e principi di comunicazione integrata degli eventi
          • Principi e tecniche di comunicazione visiva
          • Principi e tecniche di marketing communication
          • I canali di comunicazione : mezzi, strumenti e veicoli
          • Principi e caratteristiche di un piano di media marketing
          • Le concessionarie pubblicitarie
          • Principi e tecniche di pubblicità on line ed off line
          • Strategie e tecniche di promozione
          • Strategie e tecniche di social media marketing
          • Tecniche di comunicazione esterna
          • Principi e tecniche di pubbliche relazioni
          • Organizzazione di un ufficio stampa: ruoli e attività
          • Teorie e tecniche del linguaggio giornalistico
          • Strategie e tecniche di content marketing
          • Lingua inglese
          • Seconda lingua straniera

          ABILITÀ/CAPACITÀ

          • Definire la corporate identity ed image dell'evento al fine di creare una strategia di comunicazione visiva dell'evento integrata e riconoscibile verificando che tutti i materiali di comunicazione on line ed off line realizzati e diffusi rispettino gli standard di immagine definiti
          • Definire una piano di comunicazione individuando obiettivi, contenuti, mezzi e canali adeguati a promuovere l'evento in relazione al target individuato e alle risorse disponibili
          • Prenotare gli spazi pubblicitari in relazione al piano media definito formalizzando gli accordi contrattuali con i concessionari dei mezzi individuati e verificando le uscite
          • Suscitare l'aspettativa , mantenere l'attenzione e la memorabilità dell'evento curando la comunicazione prima , durante e dopo l'evento sia on line che off line
          • Individuare le attività di merchandising, produzione e distribuzione di gadget promozionali a supporto dell'evento
          • Gestire i canali di comunicazione on line elaborando un piano editoriale dei contenuti, un calendario di pubblicazione, modalità e tempistiche di interazione con il pubblico e gestione dei feedback e dei commenti
          • Gestire il budget assegnato alle attività di comunicazione e monitorare l'efficacia del piano media in termini di costo/contatto, frequenza, copertura
          • Definire compiti e funzioni dello staff addetto alle attività di comunicazione ed informazione distribuendo le mansioni in relazione alle attività ed al timing previsti dal piano di comunicazione
          • Capitalizzare il passaparola e la notorietà dell'evento curando le relazioni ed i contatti con gli stakeholders
          • Organizzare l'ufficio stampa e le attività di press office al fine di assicurare all'evento una comunicazione puntuale e corretta
          • Curare i rapporti con i mezzi di informazione tenendo una mailing listi aggiornata e completa e verificando l'invio puntuale di comunicati ed informazioni durante tutte le fasi dell'evento

          Titolo: Implementare e supervisionare un evento

          Obiettivo: Curare la gestione operativa dell'evento in relazione a tutti i servizi erogati durante e dopo l'evento verificando la correttezza delle attività e delle tempistiche del team di lavoro in relazione alle mansioni assegnate

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.13 (ex ADA.25.225.731) - Sviluppo della comunicazione e gestione di campagne promozionali associate:

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.18 (ex ADA.25.226.736) - Organizzazione e gestione di eventi, convegni e congressi associate:

            Risultato atteso:RA1: Predisporre il piano di attività dell’evento definendo il programma e i servizi da fornire, il budget necessario, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie
            • Individuazione dei servizi da fornire sulla base delle esigenze del cliente
            • Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento congressuale
            • Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale da coinvolgere in relazione ai servizi da fornire
            • Stesura del bilancio preventivo (es. affitto locali, attrezzature, hostess, interpreti, catering, ecc.)

            Risultato atteso:RA2: Curare i rapporti con i fornitori, organizzando gli aspetti logistici e disponendo le forniture necessarie
            • Cura dei rapporti con i fornitori (es. strutture alberghiere, noleggio materiali, catering, ecc.)

            Risultato atteso:RA3: Curare la gestione operativa dell’evento (in tutte le sue fasi), coordinando l’erogazione di tutti i servizi e le attività post-evento
            • Coordinamento dei servizi offerti (es. registrazione partecipanti, accoglienza relatori, interpretariato, ristorazione, ecc.)
            • Organizzazione delle attività post evento (es. sbobinatura, trascrizione interventi, traduzione atti congressuali, ecc.)

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.04.19 (ex ADA.25.226.737) - Organizzazione e gestione di fiere ed esposizioni associate:

            Risultato atteso:RA2: Predisporre il piano di attività dell’evento (fiera/esposizione), definendo il programma e i servizi da fornire, individuando e selezionando le risorse umane, fisiche e finanziarie
            • Predisposizione del piano di attività e del programma dell'evento fieristico/espositivo
            • Selezione delle strutture, tecnologie, strumenti e personale sulla base dei contenuti progettuali

            Risultato atteso:RA3: Coordinare i lavori di allestimento degli spazi ed i rapporti con gli espositori, sulla base di un piano operativo, organizzando le risorse materiali e relazionali
            • Coordinamento dei lavori di allestimento
            • Cura dei rapporti con gli espositori

            CONOSCENZE

            • Principi e tecniche di gestione e coordinamento del personale
            • Principi e tecniche di team building
            • Tecniche di problem solving
            • Principi e tecniche di negoziazione
            • Tecniche di gestione delle relazioni interpersonali
            • Modelli e tecniche di rilevazione della soddisfazione
            • Lingua inglese
            • Seconda lingua straniera
            • Testo Unico Leggi Pubblica Sicurezza (TULPS) settore spettacolo
            • Principali rischi legati all'uso delle attrezzature
            • Principi comuni e aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
            • La sicurezza sul lavoro: regole e modalità di comportamento (generali e specifiche)

            ABILITÀ/CAPACITÀ

            • Supervisionare le operazioni di allestimento, disallestimento e riordino delle aree nei tempi e secondo le procedure definite
            • Gestire l'accoglienza, la registrazione e gli accessi dei partecipanti secondo le modalità definite
            • Monitorare il rispetto del programma dell'evento in termini di servizi , attività e tempistiche
            • Coordinare e supervisionare i servizi offerti intervenendo in caso di problematiche, disservizi e segnalazioni
            • Curare i rapporti con fornitori ed espositori nel caso di eventi fieristici rilevando eventuali esigenze ed adottando le opportune azioni correttive
            • Curare le attività di accoglienza ed accommodation dei relatori nel caso di attività seminariali. convegnistiche e congressuali
            • Verificare il corretto funzionamento di impianti e attrezzature tecniche in relazione agli standard di servizio necessari alla tipologia di evento
            • Supervisionare le attività di somministrazione cibi e bevande secondo gli standard di servizio definiti e nel rispetto della normativa vigente
            • Monitorare le attività dei team di lavoro verificando il corretto svolgimento delle mansioni assegnate alle risorse umane impiegate in relazione ad obiettivi di risultato e tempi assegnati


            Codice Titolo
            3.3.3.6.2 Tecnici delle pubbliche relazioni
            3.4.1.2.2 Organizzatori di convegni e ricevimenti
            3.4.1.2.1 Organizzatori di fiere, esposizioni ed eventi culturali

            Codice Ateco Titolo Ateco
            70.21.00 Pubbliche relazioni e comunicazione
            73.11.01 Ideazione di campagne pubblicitarie
            73.11.02 Conduzione di campagne di marketing e altri servizi pubblicitari
            73.12.00 Attività delle concessionarie pubblicitarie
            82.30.00 Organizzazione di convegni e fiere