OPERATORE AMMINISTRATIVO SEGRETARIALE



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Abruzzo
Competenze

Titolo: Curare le attività di protocollo della corrispondenza e gestire le comunicazioni

Obiettivo: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti, curando lo smistamento secondo le procedure previste attraverso l'uso di risorse informatiche e gestire le relazioni in presenza e telefoniche, filtrando e trasmettendo comunicazioni e messaggi.

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
  • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
  • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
  • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
  • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
  • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
  • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste
  • Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
  • Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
  • Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
  • Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
  • Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
  • Tenuta e gestione dei registri elettronici

CONOSCENZE

  • Modelli teorici di comunicazione scritta, verbale e digitale
  • Principi comuni ed aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza.
  • Normativa in materia di tutela della Privacy
  • Tecniche di predisposizione mailing-list
  • Modalità di gestione di registri elettronici
  • Funzionalità e caratteristiche dei principali apparecchi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni (Centralini, telefono, fax..)
  • Tecniche di protocollazione e archiviazione
  • Principi di organizzazione della comunicazione aziendale per fornire informazioni sulle modalità di accesso si reparti aziendali
  • Tecniche di comunicazione efficace

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Utilizzare le apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione si documentazioni interne ed esterne all'ufficio (Centralini, telefono, fax, ecc)
  • Applicare tecniche di predisposizione mailing-list
  • Gestire l'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi) rilasciando eventuali ricevute di avvenuta consegna
  • Applicare le procedure di spedizione dei materiali appositamente predisposti
  • Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smaltimento, ed applicarlo a quelle in uscita
  • Identificare modalità per rimuovere ostacoli nelle relazioni comunicative interne esterne all'azienda
  • Filtrare e trasmettere ai destinatari comunicazioni e messaggi ricevuti dall'esterno
  • Gestire la comunicazione scritta o telefonica indirizzata alle funzioni direttive di riferimento
  • Curare la raccolta, smistamento, invio ed archiviazione dei materiali in entrata
  • Individuare ed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d'ufficio.

Titolo: Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili

Obiettivo: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti attraverso l'uso di software dedicati.

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
  • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
  • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
  • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
  • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
  • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
  • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste
  • Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
  • Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
  • Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
  • Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
  • Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
  • Tenuta e gestione dei registri elettronici

CONOSCENZE

  • Modulistica di tipo bancario e assicurativo
  • Adempimenti amministrativi monetari relativi alla gestione di incassi e pagamenti
  • Normativa in materia di tutela della Privacy
  • Principi comuni ed aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
  • Elementi di contabilità generale
  • Elementi di amministrazione e organizzazione aziendale
  • Tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione
  • Funzionalità dei principali software di contabilità
  • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Gestire le pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie)
  • Utilizzare strumentazione a supporto dell'attività d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, stampante)
  • Utilizzare software di posta elettronica
  • Applicare metodi e tecniche di classificazione e catalogazione documentale
  • Utilizzare software gestione amministrativa
  • Applicare tecniche di archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
  • Effettuare incassi e pagamenti anche con servizi e strumenti informatici e telematici
  • Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.)
  • Eseguire operazioni di calcolo amministrativo relative ai diversi adempimenti
  • Applicare procedure di controllo ordini
  • Adottare procedure per la redazione ed emissione dei documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture).
  • Applicare tecniche di acquisizione, registrazione e archiviazione di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
  • Identificare gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione

Titolo: Curare l'organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro

Obiettivo: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione.

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
  • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
  • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
  • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
  • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
  • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste
  • Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
  • Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
  • Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
  • Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
  • Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
  • Tenuta e gestione dei registri elettronici

CONOSCENZE

  • Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
  • Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
  • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio
  • Normativa in materia di tutela della Privacy
  • Nozioni sui titoli di viaggio
  • Tecniche di comunicazione e relazione con il cliente
  • Tecniche di time management
  • Tecniche di scheduling e gestione dell'agenda

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Organizzare riunioni in presenza e a distanza (videoconferenza) Individuare disponibilità e urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro
  • Predisporre ambienti e attrezzature per riunioni ed eventi
  • Utilizzare i maggiori browser per la navigazione in internet
  • Utilizzare software di posta elettronica
  • Adottare procedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti
  • Applicare tecniche di comunicazione telefonica
  • Identificare costi e ricavi a preventivo per la verifica del budget a disposizione per trasferte, riunioni ed eventi di lavoro;

Titolo: Realizzare attività di ufficio e di segreteria

Obiettivo: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell'elaborato prodotto, assicurando le attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso.

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
  • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
  • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
  • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
  • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
  • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
  • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste
  • Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
  • Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
  • Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
  • Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
  • Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
  • Tenuta e gestione dei registri elettronici

CONOSCENZE

  • Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature a supporto dell'attività di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
  • Normativa in materia di tutela della Privacy
  • Principi comuni ed aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
  • Tecniche di predisposizione mailing-list
  • Tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati.
  • Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
  • Tecniche di redazione della corrispondenza commerciale e d'ufficio
  • Principali applicazioni informatiche come: trattamento di testi, di fogli elettronici, basi di dati, memorizzazione e gestione delle informazioni oltre a una consapevolezza delle opportunità offerte da Internet e dalla comunicazione
  • Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Utilizzare strumenti e tecniche per la predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali , newsletter annunci ecc.)
  • Valutare la correttezza di un testo.
  • Rintracciare documenti archiviati
  • Utilizzare strumenti informatici per la produzione di testi, di fogli elettronici e basi di dati.
  • Produrre un testo scritto a partire da una registrazione o sotto dettatura
  • Applicare tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti in entrata ed uscita, applicare tecniche di gestione archivistica
  • Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d'uso comune.


Codice Titolo
4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria
4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati
4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate
4.1.1.3.0 Addetti al protocollo e allo smistamento di documenti

Codice Ateco Titolo Ateco
82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio