OPERATORE AMMINISTRATIVO SEGRETARIALE
SETTORE 24. Area comune
Titolo: Curare le attività di protocollo della corrispondenza e gestire le comunicazioni
Obiettivo: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti, curando lo smistamento secondo le procedure previste attraverso l'uso di risorse informatiche e gestire le relazioni in presenza e telefoniche, filtrando e trasmettendo comunicazioni e messaggi.
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda- Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
- Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
- Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
- Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
- Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
- Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso- Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
- Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
- Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
- Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:
Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste- Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
- Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
- Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
- Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
- Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
- Tenuta e gestione dei registri elettronici
CONOSCENZE
- Modelli teorici di comunicazione scritta, verbale e digitale
- Tecniche di comunicazione efficace
- Principi di organizzazione della comunicazione aziendale per fornire informazioni sulle modalità di accesso si reparti aziendali
- Tecniche di protocollazione e archiviazione
- Funzionalità e caratteristiche dei principali apparecchi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni (Centralini, telefono, fax..)
- Modalità di gestione di registri elettronici
- Tecniche di predisposizione mailing-list
- Principi comuni ed aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza.
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Identificare modalità per rimuovere ostacoli nelle relazioni comunicative interne esterne all'azienda
- Filtrare e trasmettere ai destinatari comunicazioni e messaggi ricevuti dall'esterno
- Gestire la comunicazione scritta o telefonica indirizzata alle funzioni direttive di riferimento
- Curare la raccolta, smistamento, invio ed archiviazione dei materiali in entrata
- Individuare ed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d'ufficio.
- Utilizzare le apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione si documentazioni interne ed esterne all'ufficio (Centralini, telefono, fax, ecc)
- Applicare tecniche di predisposizione mailing-list
- Gestire l'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi) rilasciando eventuali ricevute di avvenuta consegna
- Applicare le procedure di spedizione dei materiali appositamente predisposti
- Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smaltimento, ed applicarlo a quelle in uscita
Titolo: Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili
Obiettivo: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti attraverso l'uso di software dedicati.
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:
Titolo: Curare l'organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro
Obiettivo: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione.
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:
Titolo: Realizzare attività di ufficio e di segreteria
Obiettivo: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell'elaborato prodotto, assicurando le attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso.
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda- Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
- Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
- Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
- Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
- Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
- Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto- Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
- Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi
- Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
- Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:
Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste- Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
- Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
- Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
- Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
- Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
- Tenuta e gestione dei registri elettronici
CONOSCENZE
- Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
- Principali applicazioni informatiche come: trattamento di testi, di fogli elettronici, basi di dati, memorizzazione e gestione delle informazioni oltre a una consapevolezza delle opportunità offerte da Internet e dalla comunicazione
- Tecniche di redazione della corrispondenza commerciale e d'ufficio
- Tecniche di predisposizione mailing-list
- Tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati.
- Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
- Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature a supporto dell'attività di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
- Principi comuni ed aspetti applicativi della legislazione vigente in materia di sicurezza
- Normativa in materia di tutela della Privacy
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d'uso comune.
- Utilizzare strumenti informatici per la produzione di testi, di fogli elettronici e basi di dati.
- Produrre un testo scritto a partire da una registrazione o sotto dettatura
- Applicare tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti in entrata ed uscita, applicare tecniche di gestione archivistica
- Utilizzare strumenti e tecniche per la predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali , newsletter annunci ecc.)
- Valutare la correttezza di un testo.
- Rintracciare documenti archiviati
| Codice | Titolo |
|---|---|
| 4.1.1.1.0 | Addetti a funzioni di segreteria |
| 4.1.2.2.0 | Addetti all'immissione dati |
| 4.1.2.1.0 | Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate |
| 4.1.2.3.0 | Addetti alle macchine per la redazione, riproduzione e invio di materiali e documenti |
| 4.1.1.3.0 | Addetti al protocollo e allo smistamento di documenti |
| Codice Ateco | Titolo Ateco |
|---|---|
| 82.11.01 | Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio |
