Operatore amministrativo-segretariale



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Lazio
Competenze

Titolo: Organizzazione riunioni ed eventi di lavoro

Descrizione: Organizzazione riunioni ed eventi di lavoro

Obiettivo: Organizzare riunioni ed eventi di lavoro secondo i bisogni e le richieste esplicitate, gestendo le operazioni di prenotazione ed il supporto operativo alla comunicazione

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
  • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
  • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

CONOSCENZE

  • Tecniche di time management nell'ambito dell'organizzazione di eventi e riunioni
  • Modalità di organizzazione di eventi e riunioni
  • Modalità di organizzazione di viaggi di lavoro
  • Regole di emissione, validità e sostituibilità dei titoli di viaggio
  • Tipologie di pagamento: il pre-pagato, il voucher, la carta di credito aziendale, etc.
  • Risorse internet a supporto dell'organizzazione di viaggi ed eventi
  • Elementi di comunicazione nei social media
  • Elementi di sicurezza digitale
  • Lingua inglese tecnica al livello CEFR A2

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Identificare, sulla base delle richieste, le possibili alternative logistiche, attraverso interrogazione di fornitori di servizi digitali
  • Gestire le operazioni di prenotazione, acquisto e sostituzione, utilizzando mezzi di pagamento elettronici, nel rispetto dei principi della sicurezza digitale
  • Supportare gli aspetti di comunicazione di riunioni ed eventi, attraverso produzione di testi, segnaletica, materiali, anche interagendo con il sito internet aziendale ed i social media

Titolo: Trattamento documenti amministrativi

Descrizione: Trattamento documenti amministrativi

Obiettivo: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo-contabili riferite al personale ed all'organizzazione, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
  • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

CONOSCENZE

  • Elementi di amministrazione aziendale e del personale
  • Tipologie di documenti amministrativi relativi alla gestione del personale e dell'organizzazione
  • Procedure per l'elaborazione e la registrazione
  • Operatività d'uso di computer e dispositivi collegati, creazione di file e di gestione, reti
  • Operatività d'uso di applicativi digitali di supporto alla gestione amministrativa
  • Elementi di sicurezza digitale

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Distinguere gli elementi costituivi dei documenti (amministrativo, contabile o di altro tipo) per le operazioni di classificazione e archiviazione
  • Trattare la documentazione amministrativa in applicazione delle procedure aziendali
  • Applicare tecniche di archiviazione dei documenti attraverso applicativi digitali specifici

Titolo: Gestione dei flussi informativi

Descrizione: Gestione dei flussi informativi

Obiettivo: Curare i rapporti diretti con interlocutori interni ed esterni all'azienda, gestendo le relazioni telefoniche, filtrando e trasmettendo i messaggi, tracciando le comunicazioni in entrata ed uscita, mantenendo aggiornato archivio e protocollo della corrispondenza, nel rispetto delle norme sulla privacy e la sicurezza digitale

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
  • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

CONOSCENZE

  • Principi di organizzazione aziendale
  • Principi di comunicazione aziendale e codici di comportamento
  • Elementi di psicologia della comunicazione
  • Caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc. )
  • Strumenti di office automation a supporto della gestione dei flussi informativi
  • Basi di uso ed interazione in Internet
  • Tecniche di classificazione e archiviazione
  • Elementi di sicurezza digitale
  • Lingua inglese tecnica al livello CEFR A2

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Selezionare e smistare le comunicazioni in entrata ed in uscita, sulla base degli elementi identificativi
  • Supportare la rimozione degli ostacoli nelle relazioni comunicative interne ed esterne
  • Individuare ed applicare modalità di protocollo, classificazioni ed archiviazione
  • Utilizzare gli strumenti di office automation a supporto della gestione dei flussi informativi
  • Utilizzare i mezzi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio: telefono, fax, email, etc.
  • Applicare la normativa sulla privacy ed il trattamento dati personali (GDPR)
  • Operare con tecnologie digitali nel rispetto dei principi operativi di sicurezza dei dati e delle transazioni

Titolo: Produzione digitale di testi

Descrizione: Produzione digitale di testi

Obiettivo: Produrre testi scritti di diversa tipologia (lettere, comunicati, moduli, tabelle, grafici, verbali, etc.), attraverso strumenti di office automation, adottando stile e forma coerenti al contesto d'uso ed ai destinatari

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
  • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
  • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
  • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
  • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
  • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

CONOSCENZE

  • Principali tecniche di comunicazione scritta
  • Operatività d'uso di computer e dispositivi collegati, creazione di file e di gestione, reti
  • Operatività d'uso di programmi di elaborazione testi: creare, formattare documenti come lettere, relazioni, articoli e altri documenti di uso frequente, anche con inserimenti di immagini
  • Operatività d'uso di base di fogli di calcolo
  • Operatività d'uso di base di programmi di presentazione
  • Elementi di sicurezza digitale
  • Lingua inglese tecnica al livello CEFR A2

ABILITÀ/CAPACITÀ

  • Comprendere ed interpretare linguaggio e significati della comunicazione scritta e orale in lingua straniera
  • Redigere lettere, comunicati, avvisi, testi e convocazioni d'uso comune
  • Utilizzare, anche in modo integrato, programmi di elaborazione testi, fogli di calcolo e presentazioni digitali, anche nelle loro interazioni con Internet
  • Verificare la correttezza dei testi scritti (grammatica e sintassi) e la loro rispondenza con i protocolli di comunicazione


Codice Titolo
4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria

Codice Ateco Titolo Ateco
82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio