Operatore segretariale



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Campania
Competenze

Titolo: Cura delle attività di supporto al lavoro di ufficio

Descrizione: Cura delle attività di supporto al lavoro di ufficio

Obiettivo: Attività di ufficio gestita in maniera efficace

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
    • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
    • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

    Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
    • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
    • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

    Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
    • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
    • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.08 (ex ADA.25.231.757) - Gestione delle attività di centralino e accoglienza associate:

      Risultato atteso:RA2: Effettuare attività di gestione delle informazioni, curando l’aggiornamento degli archivi telefonici, ricercando e verificando i dati necessari
      • Aggiornamento degli archivi telefonici
      • Ricerca di numeri telefonici
      • Verifica delle credenziali per l'autorizzazione a chiamate in uscita

      CONOSCENZE

      • Applicazioni informatiche per l'attivita' d'ufficio
      • Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature a supporto dell'attivita' di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
      • Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
      • Elementi di organizzazione aziendale
      • Modulistica di tipo bancario e assicurativo
      • Elementi di amministrazione aziendale

      ABILITÀ/CAPACITÀ

      • Gestione degli invii telematici di dichiarazioni, documenti o informazioni
      • Utilizzare le apparecchiature a supporto dell'attivita' di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
      • Applicare tecniche di registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
      • Applicare tecniche di stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
      • Applicare tecniche di acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni

      Titolo: Cura delle funzioni di segreteria

      Descrizione: Cura delle funzioni di segreteria

      Obiettivo: Attivita' di segreteria gestita in maniera efficace

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

      Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
      • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

      Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
      • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

      Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
      • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
      • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
      • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

      Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
      • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
      • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
      • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

      Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
      • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
      • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

      Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste
      • Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
      • Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
      • Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
      • Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
      • Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
      • Tenuta e gestione dei registri elettronici

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.08 (ex ADA.25.231.757) - Gestione delle attività di centralino e accoglienza associate:

        CONOSCENZE

        • Elementi di amministrazione aziendale
        • Tecniche di comunicazione e relazione con il cliente
        • Tecniche di pianificazione
        • Principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni
        • Tecniche di time management
        • Tecniche di scheduling
        • Utilizzo delle principali piattaforme per videoconferenze

        ABILITÀ/CAPACITÀ

        • Effettuare il supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
        • Provvedere all'organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
        • Curare l'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
        • Utilizzare strumenti e tecniche per la predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali, newsletter, annunci, report, ecc.)
        • Curare la gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)
        • Curare il disbrigo di pratiche burocratiche
        • Curare il disbrigo di pratiche con banche, istituti di crediti, assicurazioni, ecc.
        • Provvedere all'organizzazione di riunioni in presenza e a distanza (es. videoconferenza)

        Titolo: Cura delle attività di comunicazione e corrispondenza

        Descrizione: Cura delle attività di comunicazione e corrispondenza

        Obiettivo: Attivita' di comunicazione e corrispondenza gestite in maniera efficace

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

        Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
        • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

        Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
        • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
        • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
        • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

        Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
        • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
        • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
        • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

        Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
        • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
        • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

        Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste
        • Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
        • Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
        • Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
        • Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
        • Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
        • Tenuta e gestione dei registri elettronici

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.08 (ex ADA.25.231.757) - Gestione delle attività di centralino e accoglienza associate:

        Risultato atteso:RA1: Curare la comunicazione e l’assistenza in presenza e/o in remoto, filtrando e trasmettendo telefonate e messaggi
        • Ricezione e recapito di messaggi
        • Ricezione e smistamento delle telefonate
        • Rilascio di informazioni e assistenza agli interlocutori in presenza e/o in remoto

        Risultato atteso:RA2: Effettuare attività di gestione delle informazioni, curando l’aggiornamento degli archivi telefonici, ricercando e verificando i dati necessari
        • Aggiornamento degli archivi telefonici
        • Ricerca di numeri telefonici
        • Verifica delle credenziali per l'autorizzazione a chiamate in uscita

        CONOSCENZE

        • Struttura e criteri di redazione di testi
        • Tecniche di archiviazione dei materiali
        • Programmi di posta elettronica e di posta elettronica certificata
        • Tecniche di comunicazione efficace
        • Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
        • Funzionalità e caratteristiche del centralino
        • Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni (centralino telefonico, fax)

        ABILITÀ/CAPACITÀ

        • Utilizzare strumenti e tecniche per la redazione e predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali, newsletter, annunci, report, ecc.)
        • Applicare tecniche di comunicazione telefonica
        • Applicare le procedure di accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) rilasciando eventuali ricevute di avvenuta consegna
        • Applicare le procedure di spedizione del materiale appositamente predisposto
        • Curare l'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
        • Curare raccolta, smistamento, invio e archiviazione dei materiali in entrata
        • Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento alle funzioni direttive di riferimento
        • Fornire supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa e eventi
        • Utilizzare le apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio (telefono, fax, ecc.)
        • Curare le attività di protocollo in entrata e in uscita
        • Utilizzare programmi di posta elettronica e posta elettronica certificata per l'invio di dichiarazioni, documenti o informazioni
        • Applicare tecniche di comunicazione efficace


        Codice Titolo
        4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria
        4.2.2.3.0 Centralinisti
        4.1.1.3.0 Addetti al protocollo e allo smistamento di documenti
        4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
        4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati
        4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate

        Codice Ateco Titolo Ateco
        82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio