Operatore segretariale



Competenze

Titolo: Cura delle attività di supporto al lavoro di ufficio

Descrizione: Cura delle attività di supporto al lavoro di ufficio

Obiettivo: Attività di ufficio gestita in maniera efficace

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.08 (ex ADA.25.231.757) - Gestione delle attività di centralino e accoglienza associate:

          CONOSCENZE

          • Applicazioni informatiche per l'attivita' d'ufficio
          • Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature a supporto dell'attivita' di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
          • Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
          • Elementi di organizzazione aziendale
          • Modulistica di tipo bancario e assicurativo
          • Elementi di amministrazione aziendale

          ABILITÀ/CAPACITÀ

          • Gestione degli invii telematici di dichiarazioni, documenti o informazioni
          • Utilizzare le apparecchiature a supporto dell'attivita' di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
          • Applicare tecniche di registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
          • Applicare tecniche di stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
          • Applicare tecniche di acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni

          Titolo: Cura delle funzioni di segreteria

          Descrizione: Cura delle funzioni di segreteria

          Obiettivo: Attivita' di segreteria gestita in maniera efficace

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

          Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
          • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

          Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
          • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

          Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
          • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
          • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
          • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

          Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
          • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
          • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
          • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

          Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
          • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
          • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

          Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste
          • Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
          • Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
          • Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
          • Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
          • Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
          • Tenuta e gestione dei registri elettronici

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.08 (ex ADA.25.231.757) - Gestione delle attività di centralino e accoglienza associate:

            CONOSCENZE

            • Elementi di amministrazione aziendale
            • Tecniche di comunicazione e relazione con il cliente
            • Tecniche di pianificazione
            • Principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni
            • Tecniche di time management
            • Tecniche di scheduling
            • Utilizzo delle principali piattaforme per videoconferenze

            ABILITÀ/CAPACITÀ

            • Effettuare il supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
            • Provvedere all'organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
            • Curare l'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
            • Utilizzare strumenti e tecniche per la predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali, newsletter, annunci, report, ecc.)
            • Curare la gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)
            • Curare il disbrigo di pratiche burocratiche
            • Curare il disbrigo di pratiche con banche, istituti di crediti, assicurazioni, ecc.
            • Provvedere all'organizzazione di riunioni in presenza e a distanza (es. videoconferenza)

            Titolo: Cura delle attività di comunicazione e corrispondenza

            Descrizione: Cura delle attività di comunicazione e corrispondenza

            Obiettivo: Attivita' di comunicazione e corrispondenza gestite in maniera efficace

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

            Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
            • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

            Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
            • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
            • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
            • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

            Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
            • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
            • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
            • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

            Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
            • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
            • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

            Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste
            • Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
            • Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
            • Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
            • Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
            • Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
            • Tenuta e gestione dei registri elettronici

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.08 (ex ADA.25.231.757) - Gestione delle attività di centralino e accoglienza associate:

            Risultato atteso:RA1: Curare la comunicazione e l’assistenza in presenza e/o in remoto, filtrando e trasmettendo telefonate e messaggi
            • Ricezione e recapito di messaggi
            • Ricezione e smistamento delle telefonate
            • Rilascio di informazioni e assistenza agli interlocutori in presenza e/o in remoto

            Risultato atteso:RA2: Effettuare attività di gestione delle informazioni, curando l’aggiornamento degli archivi telefonici, ricercando e verificando i dati necessari
            • Aggiornamento degli archivi telefonici
            • Ricerca di numeri telefonici
            • Verifica delle credenziali per l'autorizzazione a chiamate in uscita

            CONOSCENZE

            • Struttura e criteri di redazione di testi
            • Tecniche di archiviazione dei materiali
            • Programmi di posta elettronica e di posta elettronica certificata
            • Tecniche di comunicazione efficace
            • Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
            • Funzionalità e caratteristiche del centralino
            • Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni (centralino telefonico, fax)

            ABILITÀ/CAPACITÀ

            • Utilizzare strumenti e tecniche per la redazione e predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali, newsletter, annunci, report, ecc.)
            • Applicare tecniche di comunicazione telefonica
            • Applicare le procedure di accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) rilasciando eventuali ricevute di avvenuta consegna
            • Applicare le procedure di spedizione del materiale appositamente predisposto
            • Curare l'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
            • Curare raccolta, smistamento, invio e archiviazione dei materiali in entrata
            • Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento alle funzioni direttive di riferimento
            • Fornire supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa e eventi
            • Utilizzare le apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio (telefono, fax, ecc.)
            • Curare le attività di protocollo in entrata e in uscita
            • Utilizzare programmi di posta elettronica e posta elettronica certificata per l'invio di dichiarazioni, documenti o informazioni
            • Applicare tecniche di comunicazione efficace


            Codice Titolo
            4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria
            4.2.2.3.0 Centralinisti
            4.1.1.3.0 Addetti al protocollo e allo smistamento di documenti
            4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati
            4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate
            4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti

            Codice Ateco Titolo Ateco
            82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio