Operatore segretariale
SETTORE 24. Area comune
- ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria
- ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio
- ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza
- ADA.24.01.08 (ex ADA.25.231.757) - Gestione delle attività di centralino e accoglienza
Titolo: Cura delle attività di supporto al lavoro di ufficio
Descrizione: Cura delle attività di supporto al lavoro di ufficio
Obiettivo: Attività di ufficio gestita in maniera efficace
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.08 (ex ADA.25.231.757) - Gestione delle attività di centralino e accoglienza associate:
CONOSCENZE
- Applicazioni informatiche per l'attivita' d'ufficio
- Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature a supporto dell'attivita' di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
- Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
- Elementi di organizzazione aziendale
- Modulistica di tipo bancario e assicurativo
- Elementi di amministrazione aziendale
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Gestione degli invii telematici di dichiarazioni, documenti o informazioni
- Utilizzare le apparecchiature a supporto dell'attivita' di ufficio (centralino telefonico, fax, stampanti, fotocopiatrici)
- Applicare tecniche di registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca
- Applicare tecniche di stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax
- Applicare tecniche di acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
Titolo: Cura delle funzioni di segreteria
Descrizione: Cura delle funzioni di segreteria
Obiettivo: Attivita' di segreteria gestita in maniera efficace
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi- Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
- Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)
- Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
- Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
- Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
- Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
- Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
- Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto- Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
- Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:
Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste- Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
- Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
- Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
- Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
- Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
- Tenuta e gestione dei registri elettronici
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.08 (ex ADA.25.231.757) - Gestione delle attività di centralino e accoglienza associate:
CONOSCENZE
- Elementi di amministrazione aziendale
- Tecniche di comunicazione e relazione con il cliente
- Tecniche di pianificazione
- Principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni
- Tecniche di time management
- Tecniche di scheduling
- Utilizzo delle principali piattaforme per videoconferenze
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Effettuare il supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
- Provvedere all'organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
- Curare l'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
- Utilizzare strumenti e tecniche per la predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali, newsletter, annunci, report, ecc.)
- Curare la gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)
- Curare il disbrigo di pratiche burocratiche
- Curare il disbrigo di pratiche con banche, istituti di crediti, assicurazioni, ecc.
- Provvedere all'organizzazione di riunioni in presenza e a distanza (es. videoconferenza)
Titolo: Cura delle attività di comunicazione e corrispondenza
Descrizione: Cura delle attività di comunicazione e corrispondenza
Obiettivo: Attivita' di comunicazione e corrispondenza gestite in maniera efficace
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:
Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi- Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
- Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
- Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
- Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento
- Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
- Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
- Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:
Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto- Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
- Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:
Risultato atteso:RA1: Effettuare le attività di protocollo, gestendo il flusso della corrispondenza in ingresso ed uscita, assicurando la tracciabilità dei documenti e dei materiali, curando lo smistamento secondo le procedure previste- Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna
- Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione
- Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti
- Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita
- Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca
- Tenuta e gestione dei registri elettronici
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.08 (ex ADA.25.231.757) - Gestione delle attività di centralino e accoglienza associate:
Risultato atteso:RA1: Curare la comunicazione e l’assistenza in presenza e/o in remoto, filtrando e trasmettendo telefonate e messaggi- Ricezione e recapito di messaggi
- Ricezione e smistamento delle telefonate
- Rilascio di informazioni e assistenza agli interlocutori in presenza e/o in remoto
- Aggiornamento degli archivi telefonici
- Ricerca di numeri telefonici
- Verifica delle credenziali per l'autorizzazione a chiamate in uscita
CONOSCENZE
- Struttura e criteri di redazione di testi
- Tecniche di archiviazione dei materiali
- Programmi di posta elettronica e di posta elettronica certificata
- Tecniche di comunicazione efficace
- Tecniche di protocollazione ed archiviazione di documenti
- Funzionalità e caratteristiche del centralino
- Caratteristiche e funzionamento delle principali apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni (centralino telefonico, fax)
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Utilizzare strumenti e tecniche per la redazione e predisposizione di testi di varia natura (lettere commerciali, newsletter, annunci, report, ecc.)
- Applicare tecniche di comunicazione telefonica
- Applicare le procedure di accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) rilasciando eventuali ricevute di avvenuta consegna
- Applicare le procedure di spedizione del materiale appositamente predisposto
- Curare l'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento
- Curare raccolta, smistamento, invio e archiviazione dei materiali in entrata
- Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento alle funzioni direttive di riferimento
- Fornire supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa e eventi
- Utilizzare le apparecchiature per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio (telefono, fax, ecc.)
- Curare le attività di protocollo in entrata e in uscita
- Utilizzare programmi di posta elettronica e posta elettronica certificata per l'invio di dichiarazioni, documenti o informazioni
- Applicare tecniche di comunicazione efficace
| Codice | Titolo |
|---|---|
| 4.1.1.1.0 | Addetti a funzioni di segreteria |
| 4.2.2.3.0 | Centralinisti |
| 4.1.1.3.0 | Addetti al protocollo e allo smistamento di documenti |
| 4.1.2.2.0 | Addetti all'immissione dati |
| 4.1.2.1.0 | Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate |
| 4.1.2.3.0 | Addetti alle macchine per la redazione, riproduzione e invio di materiali e documenti |
| Codice Ateco | Titolo Ateco |
|---|---|
| 82.11.01 | Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio |
