Operatore amministrativo-segretariale



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Molise
Competenze

Titolo: Organizzazione riunioni ed eventi di lavoro

Descrizione: Riunioni ed eventi di lavoro configurati secondo i bisogni e le richieste esplicitate

Obiettivo: Predisposizione ed aggiornamento calendario degli appuntamenti, predisposizione di supporti organizzativi o tecnici per la realizzazione di riunioni ed eventi e prenotazione biglietti di viaggio e pernottamenti

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
  • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
  • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
  • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
  • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
  • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

        CONOSCENZE

        • Tecniche di time management
        • Lingua inglese parlata e scritta a livello elementare
        • Principi di organizzazione aziendale: processi, ruoli e funzioni

        ABILITÀ/CAPACITÀ

        • Definire ambienti e strumentazioni adeguati per riunioni ed eventi in coerenza con politiche e strategie aziendali
        • Distinguere costi e ricavi a preventivo per la formulazione di budget di riunioni ed eventi di lavoro
        • Adottare procedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti
        • Individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro

        Titolo: Sistematizzazione informazioni e testi scritti

        Descrizione: Documenti redatti correttamente nei contenuti e nella forma grafica

        Obiettivo: Stesura e diffusione di comunicazioni formali anche in lingua straniera e redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

        Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
        • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
        • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
        • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

        Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
        • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
        • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
        • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

              CONOSCENZE

              • Informatica di base e servizi internet (navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica)
              • Caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.).
              • Lingua inglese parlata e scritta a livello elementare

              ABILITÀ/CAPACITÀ

              • Comprendere ed interpretare linguaggio e significati della comunicazione scritta e orale in lingua straniera
              • Valutare la correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi comunicazionali definiti
              • Utilizzare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
              • Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d'uso comune

              Titolo: Trattamento documenti amministrativo-contabili

              Descrizione: Documenti contabili correttamente registrati ed archiviati

              Obiettivo: Acquisizione, archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili, aggiornamento di schede anagrafiche e tabelle relative a clienti, fornitori e compilazione cartacea ed informatica di documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevu

              Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

                  Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

                    Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

                    Risultato atteso:RA1: Provvedere alla rilevazione dei dati ed alla registrazione contabile (generale ed analitica), verificando la correttezza della documentazione amministrativa e dei dati raccolti
                    • Aggiornamento delle scritture di contabilità di bilancio
                    • Aggiornamento delle scritture di contabilità generale e di contabilità analitica
                    • Realizzazione delle registrazioni relative alla contabilità clienti e fornitori
                    • Verifica e controllo della correttezza della documentazione amministrativa (fatture, ricevute fiscali, ecc.)

                    Risultato atteso:RA2: Provvedere all’emissione e alla registrazione delle fatture attive e passive, curandone la corretta archiviazione
                    • Gestione del sistema di emissione di fatture attive
                    • Registrazione e archiviazione delle fatture passive
                    • Gestione degli archivi amministrativi

                    CONOSCENZE

                    • Tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati
                    • Tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione.

                    ABILITÀ/CAPACITÀ

                    • Applicare tecniche di archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
                    • Adottare procedure per la redazione ed emissione dei documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture)
                    • Valutare correttezza delle transazioni economiche nella relazione con servizi e interlocutori esterni all'azienda
                    • Distinguere gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione

                    Titolo: Gestione flussi informativi e comunicativi

                    Descrizione: Comunicazioni acquisite, archiviate e trasmesse

                    Obiettivo: Amministrazione e controllo centralino, acquisizione, registrazione e trasmissione di corrispondenza in entrata e in uscita e protocollo e archiviazione di dati e informazioni

                    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

                        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) - Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza associate:

                          Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.06 (ex ADA.25.229.746) - Realizzazione delle scritture e degli adempimenti fiscali e previdenziali ed emissione/registrazione di documenti contabili associate:

                            CONOSCENZE

                            • Tecniche di comunicazione e relazione con il cliente
                            • Informatica di base e servizi internet (navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica)
                            • Caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.).

                            ABILITÀ/CAPACITÀ

                            • Identificare modalità per rimuovere ostacoli nelle relazioni comunicative interne esterne all'azienda
                            • Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita
                            • Individuare ed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d'ufficio
                            • Utilizzare i mezzi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio: telefono, fax, e-mail, ecc.


                            Codice Titolo
                            4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria
                            4.3.2.1.0 Addetti alla contabilit
                            4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
                            4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati
                            4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate
                            4.1.1.3.0 Addetti al protocollo e allo smistamento di documenti

                            Codice Ateco Titolo Ateco
                            82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio
                            69.20.12 Servizi forniti da ragionieri e periti commerciali