Operatore di segreteria



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Sardegna
Competenze

Titolo: Accoglienza degli utenti / visitatori esterni

Descrizione: Assicurare una adeguata accoglienza agli utenti e visitatori, identificando l'interlocutore ed il motivo della sua visita, fornendo informazioni sulle modalità di accesso, informando i settori/reparti aziendali coinvolti

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
  • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    CONOSCENZE

    • Tecniche di time management per una gestione adeguata dei tempi e delle priorità
    • Normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni
    • Tecniche di comunicazione per assicurare un'adeguata accoglienza ai visitatori dell'azienda
    • Principi di organizzazione e comunicazione aziendale per fornire informazioni sulle modalità di accesso ai reparti aziendali

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • Fornire chiare informazioni sulle modalità di accesso all'azienda (o reparto o settore aziendale) coerenti con le indicazioni della direzione aziendale
    • Cosultare e gestire l'agenda appuntamenti risolvendo o prevenendo non conformità
    • Svolgere efficacemente un dialogo di prima accoglienza per facilitare la comunicazione interpersonale

    Titolo: Gestione dei flussi informativi

    Descrizione: Acquisire e registrare la corrispondenza in entrata ed in uscita; gestire la comunicazione telefonica in entrata ed in uscita

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
    • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
    • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
    • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

      CONOSCENZE

      • Principi di organizzazione e comunicazione aziendale per trattare e trasmettere le informazioni in modo efficace rispetto alle diverse posizioni organizzative
      • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
      • Caratteristiche delle attrezzature d'ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner, ecc.)
      • Normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni

      ABILITÀ/CAPACITÀ

      • Individuare ed applicare modalità manuali ed informatiche di protocollo, classificazione ed archiviazione dei documenti d'ufficio
      • Distinguere gli elementi identificativi delle comunicazioni in entrata per lo smistamento ed applicarli a quelle in uscita
      • Utilizzare i mezzi per il ricevimento e la trasmissione di comunicazioni interne ed esterne all'ufficio: telefono, fax, e-mail

      Titolo: Organizzazione di riunioni e trasferte

      Descrizione: Definire ed aggiornare il calendario degli appuntamenti, predisporre i supporti organizzativi per la realizzazione di riunioni o eventi aziendali; gestire la prenotazione e l'acquisto di biglietti di viaggio e pernottamenti

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

      Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
      • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

      Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
      • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
      • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
      • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

        CONOSCENZE

        • Principi di organizzazione e comunicazione aziendale per intrattenere contatti con interlocutori interni ed esterni al'impresa
        • Tipologie di servizi per viaggi d'affari per organizzare ruinioni e trasferte
        • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
        • Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica

        ABILITÀ/CAPACITÀ

        • Distinguere costi e ricavi a preventivo per la formulazione di budget di riunioni ed eventi di lavoro
        • Individuare e riconoscere disponibilità ed urgenze nella pianificazione di riunioni ed eventi di lavoro
        • Adottare procedure per l'organizzazione di trasferte e la prenotazione di biglietti di viaggio e pernottamenti
        • Definire ambienti e strumentazioni adeguati per riunioni ed eventi in coerenza con politiche e strategie aziendali

        Titolo: Redazione testi e comunicazioni formali

        Descrizione: Redigere comunicazioni formali, anche in lingua straniera, portarle alla firma ed inviarle; redigere report, presentazioni, statistiche, utilizzando applicativi informatici, garantendo la correttezza grammaticale e la rispondenza con gli obiettivi di comu

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

        Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
        • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
        • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
        • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

        Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
        • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
        • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
        • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

        Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
        • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
        • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

        CONOSCENZE

        • Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
        • Servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica
        • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)

        ABILITÀ/CAPACITÀ

        • Valutare la correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti
        • Utilizzare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
        • Applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d'uso comune

        Titolo: Registrazione ed archiviazione documenti

        Descrizione: Acquisire e registrare in prima nota i documenti contabili e provvedere all'archiviazione; aggiornare schede e tabelle relative a clienti e fornitori; compilare documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture), gestire l'accesso all'arc

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

          Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
          • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
          • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

          Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
          • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
          • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

          CONOSCENZE

          • Tipologia dei documenti contabili e loro caratteristiche e procedure per l'elaborazione e la registrazione
          • Funzionalità dei principali software applicativi d'ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
          • Tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati

          ABILITÀ/CAPACITÀ

          • Distinguere gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione
          • Adottare procedure per la redazione ed emissione dei documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture)
          • Applicare tecniche di archiviazione e registrazione di documenti contabili anche con l'ausilio di software applicativi specifici
          • Rintracciare documenti archiviati


          Codice Titolo
          4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria
          4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
          4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati
          4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate

          Codice Ateco Titolo Ateco
          82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio