ADDETTO ALLA SEGRETERIA



SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Provincia Autonoma di Trento
Competenze

Titolo: Coordinare l'agenda del superiore monitorando riunioni, incontri ed eventi in autonomia

Descrizione: Coordinare l'agenda del superiore monitorando riunioni, incontri ed eventi in autonomia

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

Risultato atteso:RA1: Gestire un'agenda di lavoro, organizzando l'impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi
  • Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento

Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

    CONOSCENZE

    • I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie
    • Il software di office per tutti i programmi
    • Lavoro per obiettivi individuale e di gruppo
    • La normativa sulla qualità ed il processo di certificazione
    • Dinamiche relazionali e di gruppo
    • Processo di problem solving e decisione

    ABILITÀ/CAPACITÀ

    • Prendere appuntamenti gestendo l'agenda del superiore
    • Progettare secondo modalità per obiettivi, risorse dedicate e tempo
    • Gestire l'agenda del superiore
    • risolvere problemi
    • Prendere decisioni sui propri ambiti di lavoro
    • Gestire relazioni con il superiore e con interlocutori interni ed esterni alla azienda

    Titolo: Organizzare riunioni sulla base delle disposizioni del superiore diretto o di altri servizi coordinandone le azioni successive in autonomia

    Descrizione: Organizzare riunioni sulla base delle disposizioni del superiore diretto o di altri servizi coordinandone le azioni successive in autonomia

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

    Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
    • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
    • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
    • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

      CONOSCENZE

      • Comunicazione scritta, verbale ed in pubblic
      • I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie
      • Dinamiche relazionali e di gruppo
      • La normativa sulla qualità ed il processo di certificazione

      ABILITÀ/CAPACITÀ

      • Convocare i partecipanti alla riunione
      • Supportare il superiore nella gestione della riunione
      • Definire gli obiettivi e il contesto della riunione e gli ambiti di controllo e supervisione post riunione
      • Definire le azioni scaturite dalla riunione

      Titolo: Coordinare in autonomia i micro cambiamenti organizzativi nelle procedure della funzione di riferimento traducendo in ipotesi di innovazione delle procedure certificate

      Descrizione: Coordinare in autonomia i micro cambiamenti organizzativi nelle procedure della funzione di riferimento traducendo in ipotesi di innovazione delle procedure certificate

      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

          CONOSCENZE

          • I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie
          • Processo di problem solving e decisione
          • La normativa sulla qualità ed il processo di certificazione
          • Dinamiche relazionali e di gruppo

          ABILITÀ/CAPACITÀ

          • Rilevare le incongruenze e i colli di bottiglia all'interno della funzione di appartenenza
          • Proporre soluzioni e cambiamenti concordati e condivisi risolvere problemi
          • Gestire relazioni con il superiore e con i colleghi

          Titolo: Progettare la struttura dell'archivio carta ceo ed elettronico dei dati e delle informazioni aziendali rilevanti

          Descrizione: Progettare la struttura dell'archivio carta ceo ed elettronico dei dati e delle informazioni aziendali rilevanti

          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

            Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

              CONOSCENZE

              • Office ed access
              • Fabbisogni di informazione del superiore e dei colleghi e delle altre funzioni aziendali

              ABILITÀ/CAPACITÀ

              • Definire criteri di archiviazione e modalità di gestione degli accessi alle informazioni
              • Fare manutenzione dei sistemi informativi in relazione alle norme legislative

              Titolo: Effettuare le azioni di comunicazione che afferiscono alla funzione aziendale con autonomia limitata alla gestione ordinaria

              Descrizione: Effettuare le azioni di comunicazione che afferiscono alla funzione aziendale con autonomia limitata alla gestione ordinaria

              Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

              Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
              • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
              • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
              • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

              Risultato atteso:RA4: Realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione
              • Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.)
              • Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico
              • Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione

              Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

              Risultato atteso:RA1: Effettuare attività di produzione digitale di testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto
              • Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura
              • Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi

              Risultato atteso:RA2: Realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso
              • Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni
              • Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca

              Risultato atteso:RA3: Utilizzare le risorse informatiche (periferiche di input e output), mantenendo efficiente ed aggiornata la workstation su cui sono installati ed utilizzati gli applicativi in uso
              • Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni
              • Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax

              CONOSCENZE

              • I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie
              • Office ed i programmi di lavoro Internet e la rete interna aziendale Elementi si sintassi e di grammatica
              • Struttura fondamentale della comunicazione scritta e verbale
              • Mercato locale di fornitura delle traduzioni in lingua

              ABILITÀ/CAPACITÀ

              • Utilizzare gli strumenti informatici per la videoscrittura, l'elaborazione dati e la comunicazione
              • Verificare errori ortografici, di forma o di impostazione di una comunicazione scritta
              • Condividere dati e strumenti
              • Elaborare i dati sui reclami per i vertici aziendali
              • Gestire comunicazioni in lingua straniera e le relative traduzioni
              • Supervisionare il funzionamento del sito aziendale e la predisposizione de i report dei dati significativi di efficienza dello strumento

              Titolo: Collaborare con la funzione commerciale e marketing per la gestione di progetti di comunicazione

              Descrizione: Collaborare con la funzione commerciale e marketing per la gestione di progetti di comunicazione

              Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

                  CONOSCENZE

                  • Le politiche di comunicazione aziendali
                  • Caratteristiche di efficacia degli strumenti di comunicazione
                  • Elementi della comunicazione di marketing aziendale Processo di problem solving e decisione
                  • Dinamiche relazionali e di gruppo

                  ABILITÀ/CAPACITÀ

                  • Risolvere problemi
                  • Supportare la gestione operativa di progetti di comunicazione e la partecipazione alle fiere
                  • Gestire relazioni con i responsabili della funzione commerciale e marketing, con i colleghi e con società esterne

                  Titolo: Predisporre in autonomia gli archivi dei fornitori di servizi per l'azienda in una ottica di marketing degli acquisti

                  Descrizione: Predisporre in autonomia gli archivi dei fornitori di servizi per l'azienda in una ottica di marketing degli acquisti

                  Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

                      CONOSCENZE

                      • Elementi di marketing degli acquisti
                      • Processo di problem solving e decisione
                      • Fabbisogni di fornitura per le funzioni di servizio aziendale
                      • Dinamiche relaziona li e di gruppo

                      ABILITÀ/CAPACITÀ

                      • Definire un 'ipotesi di contratto di prestazioni e/o fornitura con ciascun fornitore principale per l'approvazione del responsabile
                      • Gestire relazioni con i fornitori improntate a criteri di negoziazione
                      • Risolvere problemi

                      Titolo: Programmare il budget delle scorte di cancelleria e dei materiali aziendali provvedendo alla distribuzione ai servizi aziendali

                      Descrizione: Programmare il budget delle scorte di cancelleria e dei materiali aziendali provvedendo alla distribuzione ai servizi aziendali

                      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                        Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

                          CONOSCENZE

                          • Elementi di funzionamento e struttura generale del budget aziendale
                          • Il lavoro per obie ttivi e progetti
                          • Dinamiche relazionali e di gruppo

                          ABILITÀ/CAPACITÀ

                          • Rilevare i fabbisogni di fornitura annui di servizi delle funzioni aziendali
                          • Definire una proposta di budget aziendale al gestore del processo di budget
                          • Rilevare il consuntivo degli acquisti di servizi
                          • Gestire relazioni con i responsabili delle funzioni aziendali e con i colleghi
                          • Segnalare scostamenti negativi

                          Titolo: Reperire i dati amministrativi di gestione periodica del personale e i documenti per le operazioni postali e bancarie ordinarie

                          Descrizione: Reperire i dati amministrativi di gestione periodica del personale e i documenti per le operazioni postali e bancarie ordinarie

                          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                          Risultato atteso:RA2: Trattare la documentazione a supporto di attività amministrativo contabili riferite al personale, registrando i dati del caso e compilando la documentazione di riferimento (moduli rimborsi spese, conteggio ferie, malattie, ecc.)
                          • Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.)

                          Risultato atteso:RA3: Gestire il processo informativo, attraverso la comunicazione scritta, in presenza o telefonica, filtrando e trasmettendo messaggi, curando i rapporti con interlocutori interni ed esterni all'azienda
                          • Cura della revisione e della battitura di testi e documenti
                          • Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti
                          • Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento

                          Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

                            CONOSCENZE

                            • Elementi di base degli strumenti e dei canali di pagamento e di riscossione
                            • Struttura generale della busta paga e degli elementi di input per i gestori delle buste paga

                            ABILITÀ/CAPACITÀ

                            • Effettuare operazioni postali, bancarie e di raccolta dati
                            • Sistemare i dati del personale per la compilazione delle buste paga
                            • Inviare i dati ai servizi esterni di compilazione delle buste paga

                            Titolo: Collaborare con la funzione commerciale e marketing per l'effettuazione delle indagini di customer satisfaction

                            Descrizione: Collaborare con la funzione commerciale e marketing per l'effettuazione delle indagini di customer satisfaction

                            Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                              Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

                                CONOSCENZE

                                • Elementi di base della teoria di marketing
                                • Office ed excel
                                • Dinamiche relazionali e di gruppo
                                • Processo di problem solving e decision
                                • Lavoro per obiettivi

                                ABILITÀ/CAPACITÀ

                                • Predispone questionari sulla base delle indicazioni della funzione commerciale e marketing
                                • Tabulare i dati all'interno di un report di lavoro
                                • Gestire la propria operativtà progettuale in autonomia risolvere problemi

                                Titolo: Supportare la funzione commerciale e marketing per la gestione di eventi e fiere con autonomia limitata alla operatività gestionale

                                Descrizione: Supportare la funzione commerciale e marketing per la gestione di eventi e fiere con autonomia limitata alla operatività gestionale

                                Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                                  Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

                                    CONOSCENZE

                                    • Elementi della comunicazione aziendale e del marketing fieristico e degli eventi
                                    • Lavoro per obiettivi
                                    • Dinamiche relazionali e di gruppo
                                    • Processo di problem solving e decisione

                                    ABILITÀ/CAPACITÀ

                                    • Operare su progetti della funzione commerciale e marketing sulla base di indicazioni dei responsabili delle funzioni stesse
                                    • Gestire la propria operatività progettuale in autonomia risolvere problemi

                                    Titolo: Collaborare con la funzione commerciale e marketing per la gestione di progetti di comunicazione

                                    Descrizione: Collaborare con la funzione commerciale e marketing per la gestione di progetti di comunicazione

                                    Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) - Cura delle funzioni di segreteria associate:

                                      Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) - Realizzazione di attività di ufficio associate:

                                        CONOSCENZE

                                        • Le politiche di comunicazione aziendali
                                        • Caratteristiche di efficacia degli strumenti di comunicazione
                                        • Elementi della comunicazione di marketing aziendale Processo di problem solving e decisione
                                        • Dinamiche relazionali e di gruppo

                                        ABILITÀ/CAPACITÀ

                                        • Supportare sulla base di indicazioni la funzione commerciale e marketing
                                        • Effettuare la gestione operativa di progetti di comunicazione e la partecipazione alle fiere
                                        • Risolvere problemi
                                        • Gestire relazioni con i responsabili della funzione commerciale e marketing, con i colleghi e con società esterne


                                        Codice Titolo
                                        4.1.1.1.0 Addetti a funzioni di segreteria
                                        4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la riproduzione e l'invio di materiali e documenti
                                        4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati
                                        4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate

                                        Codice Ateco Titolo Ateco
                                        82.11.01 Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio