Segretario-Coordinatore amministrativo _
SETTORE 24. Area comune
REPERTORIO - Campania
Competenze
Titolo: Collaborazione nella gestione degli aspetti organizzativi aziendali interni ed esterni
Descrizione: Collaborazione nella gestione degli aspetti organizzativi aziendali interni ed esterni
Obiettivo: Coordinamento organizzativo aziendale presidiato.
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.02 (ex ADA.25.230.751) - Coordinamento delle attività di supporto negli affari generali, amministrativi e legali associate:
Risultato atteso:RA1: Gestire gli aspetti organizzativi e le attività di supporto negli affari generali, curando sotto il profilo giuridico-amministrativo, le questioni di interesse dell’azienda e delle sue articolazioni organizzative, concorrendo alla tenuta dei rapporti con gli organi di direzione e con le amministrazioni esterne all’organizzazione- Coordinamento e supporto delle attività con altre funzioni organizzative e con altri uffici interni all'organizzazione
- Cura dei rapporti con altre amministrazioni e con le istituzioni
- Organizzazione e partecipazione a riunioni con gli organi di direzione e redazione di verbali e atti formali
- Predisposizione e controllo degli ordini di servizio
Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.03 (ex ADA.25.228.743) - Gestione del bilancio d'esercizio e dei processi amministrativi e contabili associate:
CONOSCENZE
- Tecniche di time management
- Modello organizzativo aziendale: funzioni, ruoli e responsabilità
- Direttive, delibere, regolamenti, procedure ed ordini di servizio aziendali
- Linee etiche aziendali
- Tecniche di scheduling e gestione dell'agenda di lavoro
- I processi aziendali, le connessioni interfunzionali e le problematiche prioritarie
- Documentazione aziendale interna (report, verbali, ordini di lavoro, circolari, ecc..)
- Tecniche di verbalizzazione
- Tecniche di gestione banche dati aziendali
- Applicativi gestionali: caratteristiche e funzionalità
- Tecniche e strumenti per la gestione delle relazioni e comunicazioni scritte e verbali interne ed esterne all'azienda
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Predisporre e trasmettere gli ordini di servizio per l'affidamento al personale interno di compiti e responsabilità, secondo le indicazioni degli organi di direzione
- Assistere la direzione nella redazione di verbali, atti formali, delibere e circolari informative, provvedendo alla trasmissione agli interessati
- Organizzare riunioni con gli organi di direzione e con i responsabili delle articolazioni organizzative interne
- Gestire le banche dati aziendali di contatti esterni all'azienda (fornitori, collaboratori, consulenti, etc..)
- Gestire le comunicazioni esterne con diverse tipologie di interlocutori (Enti pubblici e privati, clienti, fornitori, consulenti, ecc..)
- Gestire l'interfaccia utente dei sistemi digitali (rete aziendale, drive, cloud, …) per la condivisione di dati e documenti tra i reparti aziendali
Titolo: Collaborazione nella stesura di bandi di gara d'appalto per l'acquisizione di forniture
Descrizione: Collaborazione nella stesura di bandi di gara d'appalto per l'acquisizione di forniture
Obiettivo: Utilizzo delle procedure idonee e degli elementi normativi necessari per strutturare una richiesta di offerta di fornitura.
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.02 (ex ADA.25.230.751) - Coordinamento delle attività di supporto negli affari generali, amministrativi e legali associate:
Risultato atteso:RA2: Curare le procedure di emanazione di bandi, gare d’appalto e acquisizione forniture, verificando la correttezza e il rispetto della normativa vigente, redigendo disciplinari, gestendo le attività di valutazione di regolarità formale delle offerte- Cura del rispetto della normativa e delle procedure aziendali nei bandi e gare di appalto e nelle forniture
- Gestione delle pratiche per la richiesta di preventivi per l'acquisto di beni e servizi e di finanziamenti
- Gestione delle procedure di emanazione di bandi e redazione dei disciplinari di gara
- Predisposizione e redazione dei disciplinari di gara
- Valutazione della regolarità formale delle offerte pervenute e predisposizione dei relativi verbali
- Redazione di contratti e gestione delle fasi di stipula
- Verifica della regolarità dei contratti stipulati
Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.03 (ex ADA.25.228.743) - Gestione del bilancio d'esercizio e dei processi amministrativi e contabili associate:
CONOSCENZE
- Elementi di budgeting
- Norme in materia di appalti e forniture
- Tecniche di negoziazione delle offerte
- Gestione Banche dati e albo fornitori (cartacea e digitale)
- Strumenti e tool informatici per la predisposizione e pubblicazione dei documenti di fornitura
- Documentazione di gara: tipologie e procedure di redazione
- Tecniche per la verifica dei requisiti dei fornitori e di valutazione delle offerte
- Tipologie di procedure aziendali relative all'acquisto di beni e servizi (aperta, negoziata, ristretta, ecc..)
- Contrattualistica aziendale: procedure di redazione e stipula
- Normativa in materia di tutela fiscale, contrattuale, societaria, etc..
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Coordinarsi con gli uffici di competenza per la stesura dei contratti di fornitura, accertandosi della regolarità formale e contenutistica (es. apposizione firma digitale, rispetto delle norme di riferimento, registrazione etc.)
- Acquisire la richiesta di acquisto proveniente dalle unità organizzative aziendali verificando la presenza di tutti gli elementi necessari all'avvio della procedura di acquisto (es. descrizione dettagliata del bene/servizio da acquisire, centro di costo, indicazione spesa presunta, etc.)
- Supportare gli uffici/strutture competenti nella predisposizione della documentazione/disciplinare di gara
- Supportare la commissione nelle procedure di valutazione delle offerte (es. caratteristiche del servizio / bene offerto, prezzo, completezza dell'offerta, risposta ai requisiti richiesti, etc.)
- Verificare l'avvenuta pubblicazione degli atti di gara sul portale aziendale
- Preparare la documentazione utile alla richiesta di preventivo ad una selezione di fornitori presenti nell'albo fornitori, indicando gli elementi essenziali (es. descrizione del materiale/servizio da acquisire, quantità, etc.)
- Raccogliere la documentazione pervenuta, accertandosi della correttezza delle modalità di invio e della completezza dei dati/documenti richiesti
Titolo: Supporto alle operazioni di chiusura del bilancio d'esercizio
Descrizione: Supporto alle operazioni di chiusura del bilancio d'esercizio
Obiettivo: Effettuazione delle scritture di assestamento per la redazione del bilancio d'esercizio.
Attivitá dell’ AdA ADA.24.01.02 (ex ADA.25.230.751) - Coordinamento delle attività di supporto negli affari generali, amministrativi e legali associate:
Attivitá dell’ AdA ADA.24.02.03 (ex ADA.25.228.743) - Gestione del bilancio d'esercizio e dei processi amministrativi e contabili associate:
Risultato atteso:RA2: Programmare le attività e le procedure operative, comprensive delle risorse dedicate, coordinando la funzione amministrativa e curando le relazioni con gli stackeholder interni ed esterni- Programmazione delle attività e identificazione delle procedure operative per il trattamento dei dati contabili
- Coordinamento delle funzioni amministrativo contabili
- Cura dei rapporti con enti o soggetti esterni (es. agenzie delle entrate, istituti previdenziali, ecc.)
- Verifica di eventuali anomalie e discordanze nella trattazione dei dati amministrativi contabili
- Gestione delle scritture di assestamento per ridefinire i valori di conto in valori di bilancio
- Supervisione delle elaborazioni per la redazione del bilancio d'esercizio e verifica del calcolo degli indici e delle riclassificazioni
- Definizione delle metodologie di redazione e chiusura del bilancio e verifica dell'allineamento alle norme civilistiche e fiscali
- Predisposizione degli indici economici, patrimoniali e finanziari
CONOSCENZE
- Sistemi di reportistica aziendale
- Tecniche di gestione e conduzione dei gruppi
- Elementi di diritto civile
- Metodologie e strumenti di contabilita' generale e analitica
- Elementi di Bilancio civilistico
- Elementi di Bilancio consolidato
- Le scritture di assestamento (principio di competenza economica; scritture di completamento; scritture di integrazione; scritture di rettifica; scritture di ammortamento)
- Indici e riclassificazioni
- Applicativo gestionale e contabile aziendale
- Normativa civilistica e fiscale, nazionale ed europea, in tema di tenuta contabile e di bilancio d'esercizio
- Adempimenti fiscali
- Il metodo della partita doppia: scritture, strumenti ed applicazioni
- Caratteristiche e funzionalità degli applicativi amministrativi e contabili
- Procedure e strumenti di archiviazione digitale
ABILITÀ/CAPACITÀ
- Gestire i rapporti con Enti e soggetti esterni (es. consulenti, Agenzia delle Entrate, Istituti previdenziali, ecc.) per la trasmissione di tutti i dati amministrativi connessi all'attività ordinaria aziendale
- Collaborare all'analisi integrata dei dati per valutare la correttezza della tenuta contabile aziendale
- Utilizzare software contabilità
- Utilizzare documenti e sistemi di reportistica aziendale per la comunicazione dei dati agli organi direttivi
- Collaborare alla redazione del bilancio d'esercizio, predisponendo le tabelle delle voci di costo ed altri dati, nel rispetto delle norme civilistiche e fiscali
- Curare l'archiviazione (digitale e cartacea) di pratiche di natura amministrativa e societaria
- Individuare eventuali anomalie e discordanze nella trattazione dei dati
- Raccogliere la documentazione tra i reparti amministrativi e contabili, utili alla redazione del bilancio d'esercizio e trasmetterla agli uffici competenti
Codici ISTAT CP2021 associati
| Codice | Titolo |
|---|---|
| 3.3.1.1.1 | Segretari amministrativi e tecnici degli affari generali |
| 2.5.1.4.1 | Specialisti in contabilità |
Codici ISTAT ATECO associati
| Codice Ateco | Titolo Ateco |
|---|---|
| 69.10.10 | Attività degli studi legali |
| 69.20.11 | Servizi forniti da commercialisti |
| 69.20.12 | Servizi forniti da esperti contabili |
| 69.20.13 | Servizi forniti da revisori contabili, periti, consulenti ed altri soggetti che svolgono attività in materia di amministrazione, contabilità e tributi |
| 69.20.20 | Attività delle società di revisione e certificazione di bilanci |
| 70.22.09 | Altre attività di consulenza imprenditoriale e altra consulenza amministrativo-gestionale e pianificazione aziendale |
